지난 5월 미국 플로리다 법원은 모건 스탠리가 레브론의 회장인 로널드 페럴맨에게 14억5430만달러를 배상해야 한다고 판결했다. 지난 98년 페럴맨이 소유하고 있던 콜맨사를 모건 스탠리의 고객사인 의류업체 선빔사에 매각하도록 주선하는 과정에서 파산 직전인 선빔사의 재정 상태를 알면서도 페럴맨에게 제대로 알려주지 않았다는 이유에서다. 최초 페럴맨이 소송을 제기했을 당시 모건 스탠리는 이런 책임을 부인했으며, 모건 스탠리가 페럴맨을 속였다는 결정적인 증거도 나타나지 않았다.
그럼에도 불구하고 모건 스탠리가 거액의 배상금을 물어야 했던 결정적인 이유는 불성실한 e메일 관리였다. 모건 스탠리는 과거의 콜맨사 매각 관련 e메일 기록을 제출하지 못했고, 이는 결국 e메일을 고의로 파기했다는 페럴맨 측의 의혹 제기로 이어져 재판 결과에 결정적으로 불리하게 작용했던 것이다.
결국 e메일을 제대로 저장·관리하지 못한 결과로 모건 스탠리는 1분기 수익인 14억달러보다 더 큰 금액이자, 올해 들어 두 번째로 큰 배상액을 물어내야 하는 처지로 몰린 것이다. 이는 월가를 비롯한 미국의 비즈니스 종사자들 사이에 비효율적인 e메일 관리에 경종을 울리는 반면교사 역할과 함께 e메일 관리 시스템을 제대로 갖춰야 한다는 필요성을 크게 깨우치도록 해주었다.
이번 모건 스탠리 사건을 소송이 다반사로 이루어지는 미국에서나 가능한 일로 치부할 수는 없다. 효율적인 e메일 관리라는 것은 단순히 과거의 e메일 자료들을 보관하는 것에 그치는 것이 아니다.
엔터프라이즈 스토리지 그룹의 조사에 따르면 기업의 지적 자산 중 75%가 e메일을 통해 저장되고 있다. 이 통계만 보더라도 e메일 관리는 기업의 지적 자산 관리의 상당 부분을 차지한다는 것을 알 수 있다.
또 갈수록 e메일을 통한 바이러스 유입 및 IT 시스템 공격 등이 급증하고 있으며, 스팸메일로 인한 부하 증가 및 업무 생산성 저하 등 문제가 심각해지고 있다. 기업의 기밀자료 및 주요문서 등이 고의 또는 실수로 외부 유출될 수 있는 등 e메일의 효율적인 관리는 한 기업의 생산성과 직결되는 부분이다.
e메일의 효율적인 관리란 ‘철저한 e메일 보안’과 ‘e메일 가용성의 극대화’를 동시에 조화롭게 이루어 내는 것을 의미한다. 이를 위한 인프라 구축은 즉각적으로 이어져야 하는 필수적인 과제다.
e메일 보안의 최우선으로는 외부로부터 바이러스 유입 및 시스템 공격 차단과 중요 정보의 외부 유출 방지를 들 수 있다. 실제 많은 기업이 바이러스 등으로 인한 업무 마비 및 중요 정보 손실을 경험했다.
‘e메일 볼륨의 최소화’를 통해 최적화된 e메일 시스템을 유지하는 것도 점점 중요해지고 있다. 기업 e메일의 64% 가량이 스팸메일이라는 점을 감안한다면 불필요한 e메일 콘텐츠를 사전에 제거해 스토리지 공간과 같은 귀중한 리소스를 절약하는 것은 기업의 생산성 향상과 IT 시스템 활용의 최적화를 위해서 시급한 조치다.
e메일 가용성을 극대화하는 것도 중요하다. IDC에 따르면 2004년 전 세계적으로 비즈니스 e메일의 규모는 전년 대비 47%가 증가했다. 엄청난 속도로 늘어나는 e메일 콘텐츠는 서버의 용량 한계로 인한 성능 저하로 이어지고, 스토리지 및 백업 비용을 증가시킨다. 특히 미국 증권거래위원회에서 e메일 기록을 삭제 불가능한 매체에 장기간 보존할 것을 요구하고 있는 점 등을 감안하면 방대한 양의 e메일을 효율적으로 관리함으로써 비용을 절감하고 사용 편의성을 높일 수 있는 방안, 즉 e메일 아카이빙에 대한 중요성도 더욱 커지고 있다.
e메일은 커뮤니케이션 수단이자 기업이 보유하고 있는 지적 자산의 원천이며 기업의 손익을 좌우할 수 있는 중요한 정보다. 이처럼 비즈니스의 생명력과 수익성에 직접적인 위협요소가 될 수 있는 e메일 관리의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않으며, 이를 위한 투자는 최우선적으로 고려돼야 한다. 이번 모건 스탠리 사건을 계기로 국내에서도 체계적인 e메일 관리를 위한 정부, 기업 차원의 캠페인을 실시하고 법률을 도입해 21세기 IT시대를 앞장서 준비해야 한다.
◆윤문석 시만텍 사장 ms_Yoon@symantec.com
