[특집-자료관시스템]전자정부 앞당기는 `정보창고` 건설

　전자정부 구현을 위한 주춧돌.

　자료관시스템 구축사업을 한 마디로 표현하는 말이다. 그만큼 자료관시스템이 전자정부 안에서 차지하는 비중은 크다.

　전자정부의 핵심은 대부분의 민원 및 기업 관련 업무를 관청 방문 없이 처리할 수 있도록 하고 모든 행정업무의 전자화와 정보 공유 확대로 행정 효율성을 높이려는 것. 이를 위해서는 모든 문서의 디지털화가 선행돼야 한다.

자료관시스템은 각급기관에서 전자문서시스템이나 종이로 생산된 중요기록물 모두를 전자형태로 자동이관받아 효율적으로 통합관리, 검색할 수 있도록 하는 표준화된 시스템으로 문서처리 전과정이 기존의 ‘종적인 정보화’ 단계에서 ‘횡적인 정보화’로 넘어가는 출발점이 된다.

　각급 기관에 자료관시스템이 구축되면 전자문서관리시스템(EDMS) 및 전문관리기관의 기록보존시스템과 연계돼 문서처리 전과정의 전자화가 완성된다.

　각급 기관 문서고와 전산장비에 방치돼 활용이 어렵고 멸실· 훼손되고 있는 중요 기록물을 안전하게 보존·관리할 수 있게되며 기존의 수작업 체계의 기록관리 업무가 전산화되어 기록관리 업무 능률이 향상된다.

　기관 업무 담당자는 자료관시스템에 접속, 필요한 문서를 신속하게 검색해 업무에 활용하고 국민의 행정 정보 공개 요청이나 열람 신청시 정확하고 신속한 정보를 제공할 수 있어 대국민 서비스 향상 및 행정 투명성이 향상되는 효과를 기대할 수 있다.

　무엇보다 정부기관별로 구축한 인사시스템, 조달시스템, 민원시스템 등 각종 행정정보시스템과 전자결재시스템 등이 자료관시스템과 연계되면 국가 행정 업무처리의 신속성과 정확성을 제고하고 민원처리 시간도 획기적으로 줄일 수 있다.

　또 행정정보의 능동적·개방적 제공을 가능케한다는 점에서 궁극적으로는 국민들의 정책 참여를 활성화시키는 계기를 마련하게 될 것으로 기대된다.

　때문에 자료관시스템 구축사업은 지난 8월 정부혁신지방분권위원회 전자정부전문위원회가 확정한 전자정부로드맵의 핵심추진과제 중 ‘문서처리 전과정의 전자화’ 세부과제로 선정됐으며 관련법령만 해도 사무관리규정, 기록물관리법, 전자서명법, 전자정부법, 정보공개법 등 5가지에 이른다.

　자료관시스템 구축사업은 행정자치부 정보화전략계획(ISP) 수립 결과에 따라 지난해 4월 규격초안이 마련된 것을 시작으로 시범사업과 의견수렴 작업을 거쳐 지난달 16개 업체를 대상으로 1차 인증시험을 치름으로써 준비작업을 마쳤다.

　정부는 지난해 7월부터 5개월간 경기도 안산시청과 전남 여수시청, 대전시 중구청을 시범 사업기관으로 선정하고 자료관시스템 구축을 진행하면서 사업요건을 세부적으로 점검했다.

　특히, 한국정보통신기술협회(TTA·사무총장 임주환)가 주관한 인증시험에서 신청한 16개 업체가 모두 탈락한 후 확인시험을 거쳐서야 9개 업체가 인증을 획득했던 사실은 이번 사업의 중요성을 간접적으로나마 보여준다.

　자료관시스템을 구축해야 하는 대상은 특별시, 광역시, 도의 각급기관을 비롯해 당해 기관 및 소속기관의 연간 기록물 생산량이 1천권 이상인 기관과 당해 기관 및 소속기관의 보존대상 기록물이 5천권 이상인 기초자치단체를 모두 포함하고 있다.

　따라서 당장 내년 1월부터 중앙부처와 지방자치단체, 교육청, 국공립대학 등 702개에 이르는 공공기관이 자료관시스템을 의무적으로 도입해야 하며 향후 도입기관은 더욱 늘어날 예정이다.

　자료관시스템은 기록물관리업무의 중간자 역할을 한다.(그림 1 참조) 각급 기관 처리과에 구축된 신전자문서시스템에서 생산된 기록물을 넘겨받은 자료관시스템은 이를 일정한 기준에 따라 보관, 관리하다가 9년이 지난 기록물을 정부기록보존소의 기록보존시스템으로 보내 영구보존토록한다.

　때문에 자료관시스템은 각급 기관에 있는 전자문서시스템과의 연동성을 보장하고 있다. 또 공공기록물을 관리하기 때문에 공개키기반구조(PKI)를 비롯해 다단계 접근관리 등 다양한 보안기술을 채택하기도한다.

　자치단체가 직접관리해야한다는 점 때문에 전문가가 아니라도 쉽게 사용할 수 있도록 간편한 유저인터페이스(UI)를 채택하고 있으며 세부규정 변화에 발맞추기 위해 확장성도 갖춰야한다.

　인터넷 시대에 걸맞게 웹 환경을 성공적으로 구현하고 있으며 3 계층(tier) 구조를 통해 안정성은 물론 관련 시스템과의 연동 및 통합도 유연하게 처리해준다.

　이미 정부는 14개 대분류, 234개 세부항목의 자료관시스템 규격초안을 마련한 바 있어 구축사업에 참여할 업체들이 선보인 자료관시스템들은 대부분 이같은 필수 기능들을 지원하고 있다.

　여기에 각 업체별로 컴포넌트기반개발(CBD), 닷넷(.NET) 등 신기술과 독특한 보안기술, 확장성 있는 시스템 구성 등을 내세우며 차별화 전략을 통해 치열한 수주전을 펼치고 있다.

　이처럼 공공기관 자료관시스템 구축사업을 따내기 위한 업체간의 치열한 경쟁은 결국 국산 솔루션의 경쟁력 향상으로 이어질 것으로 기대된다.

　이들 업체들은 이번 사업을 통해 전자자료 관리 분야에 있어 기술적인 발전을 이룸으로써 1차적으로는 공공기관 외에 일반 기업은 물론 금융, 제조, 방송 분야까지 사업영역을 범위를 확대시키고 나아가 해외시장까지 노린다는 목표를 수립하고 있다.

　‘자료관시스템 구축사업’이 국내 행정관리 체계의 일대 혁신을 불러오고 해외에까지 우리 전자정부의 우수성을 널리 알리는 대표적인 성공사례가 될 수 있을지 귀추가 주목된다.

　<정진영기자 jychung@etnews.co.kr>