[e테크]e프로큐어먼트-클릭하면 복잡한 조달업무가 `척척`

기업은 물품과 서비스를 효율적으로 조달해야 경영을 원활히 추진하면서 비용을 통제하고 수익성을 높일 수 있다. 조달업무는 다양한 고객을 관리하고 사업 분야와 기업간 영역을 허무는 것인 만큼 매우 복잡하다. 조달업무는 단일 업무처리 절차가 아니라 각기 전문성을 가진 많은 독립적인 하위 처리절차가 서로 밀접하게 얽혀 있고 동시에 비용을 절감할 수 있는 기회를 제공하기도 한다. 조달업무의 복잡성은 각 기업이 필요로 하는 광범위한 물품 및 서비스 구입을 지원하는 업무처리 절차가 서로 다른 데 기인한다. 그러나 현재 이 분야의 주요 관련 응용 소프트웨어는 이런 여러가지 절차의 매우 작은 부분을 처리할 수 있는 것밖에 없다.

　e프로큐어먼트 응용 프로그램은 ‘사무직원’들의 간접적인 물품 구입과 관련한 제한된 기능만을 지원한다. 이 부문에서 e프로큐어먼트 응용 프로그램은 사무직원들이 물품을 효율적으로 구입하고 물품 공급업체들과의 간접적인 관계를 증진시키는 데 도움을 줄 수 있다. 모든 조달업무 처리절차를 자동화한 응용 소프트웨어 업체는 아직 없다. 따라서 비용을 가장 효과적으로 절감하려면 기본적인 구매전략과 업무추진 관행을 개선시켜야 한다. e프로큐어먼트는 기본적으로 사업의 목표를 달성하기 위한 업무처리 절차를 재구축하는 것이지, 새로운 기술을 도입하는 것이 아니다.

　기업체들은 e프로큐어먼트 프로그램 업체와 제품의 우열을 판단하기에 앞서 무엇을 성취하고 이를 위해 조직을 어떻게 변경해야 하는지를 먼저 평가해야 한다. 그들은 e프로큐어먼트 시스템을 평가하고 도입하기 위한 종합적인 계획의 일환으로 이런 목표를 실천해야 한다. 그 다음으로 기업은 각 제품을 비교할 수 있는 기술적인 기준을 광범위하게 파악해야 한다. 이렇게 함으로써 제품 구매 결정을 쉽게 할 수 있고 궁극적으로는 도입한 제품이 기업의 필요성과 기대를 충족시킬 수 있게 할 것이다.

　e프로큐어먼트 프로그램 시장이 급속도로 발전하고 있기 때문에 어느 정도의 위험은 불가피하다. 그러나 e프로큐어먼트 시스템 업체들이 제시하고 있는 거래-청구 구조는 오는 2003년 이후까지도 변하지 않을 것이다.

　이 연구 보고서는 기업이 어떻게 B2B(Business to Business) 전자상거래 프로그램을 선정, 도입 및 관리하고 전자상거래 시스템이 해당기업의 전반적인 사업전략에 어떠한 영향을 미칠 것인지 그리고 전자상거래 시장에 진출하려면 어떤 기술과 절차를 밟아야 하는지에 대한 해답을 모색했다.

　기업은 e프로큐어먼트 프로그램과 그 공급업체를 선정하기 전에 자체 물품조달 관행과 사무용품 자동 구입의 우선 순위를 충분히 검토해야 한다. e프로큐어먼트 프로그램은 기업이 더 많은 가치를 창출할 수 있는 업무처리 절차를 수립하게 하는 툴을 제공한다. 그 가치는 비단 비용의 절감 형태로 나타날 뿐 아니라 전반적인 효율성의 향상, 물품 공급업체와의 협력증진, 직원의 요구에 대한 높은 대응 등의 효과를 가져올 수 있다. 그러나 기업은 성급하게 비용을 절감하기 위한 수단으로 e프로큐어먼트 프로그램을 도입해서는 안된다. 다시 말하면 e프로큐어먼트 시스템은 업무처리 체계를 재구축하기 위한 계획 이상의 목적을 위해 도입해야 한다. 다음과 같은 방법을 사용하면 e프로큐어먼트 시스템의 적절성을 이해하는데 도움이 될 것이다.

　◇1단계: 다음 방식을 통해 현행 조달 절차를 파악하라.

　△각 부서 구매 책임자, 경리담당 부서의 대표, 기업의 구매시스템 및 전자상거래에 대해 잘 아는 정보통신 관련 담당자 등을 포함하는 팀을 구성해야 한다. 팀에 각 업무의 대표자와 먼 지역에 있는 직원들을 포함시키면 기업의 전반적인 사항을 종합적으로 파악할 수 있을 것이다.

　△공급업체 데이터베이스, 제품 데이터베이스, 업무흐름 시스템, 조직의 구매구조, 관련직원, 공급업체, 발행 주문서, 접수 청구서 등의 수, 지불수단 및 계약형태 등을 포함하는 기업의 모든 구매관련 시스템에 대한 현황을 파악해야 한다. 또 기업의 구매처리절차 문서를 보완하든가, 새로 작성하고 현행 구매형식

을 시행하는 데 소요되는 행정비용을 산출할 필요가 있다.

　◇2단계: 다음과 같은 방법으로 전자조달을 위한 업무체계를 만들어라.

　△ e프로큐어먼트에 적합한 업무체계를 개발해야 한다.

　계약서, 공급업체, 제품 데이터베이스, 기업 내부 조달기능 등을 통합하고 효율적인 결재절차를 개발해야 한다. 또 물품의 납품 및 대금 지불절차를 일괄 처리하고 대금 청구에서 지불까지의 기간을 단축하며 재고량을 줄여야 한다.

　△다음 요소를 포함하는 e프로큐어먼트 시스템의 규모를 결정하라.

　기업내 시스템의 통합, 사용자, 공급업체, 거래 등의 수, 내부 카탈로그에 포함될 제품의 수량 및 형태, 내부 카탈로그에 저장되어야 할 제품의 데이터, 계약과 공급업체의 업무처리 상황의 추적보고, 업무처리의 흐름, 핵심 공급업체의 카탈로그 및 거래관리 역량의 강화.

　△1단계에서 수집한 정보를 사용, 부족한 점을 분석하고 이상적인 구조를 체계화하기 위해 더 필요한 사항을 모색해야 한다. 현 체제에서 이상적인 구조로 이행하는 데 필요한 조치를 찾아내면서 언제까지 어느 단계를 완료한다는 구체적인 목표를 설정해야 한다.

　△비용 대 이득을 분석하려면 기술직원, 구매 전문직원 및 사용자를 위한 교육비용, e프로큐어먼트 시스템의 설치비용, 절감된 비용 등을 산출해야 한다. 그리고 재교육이 필요한 인원수, 영향을 받는 기업이나 단체의 수, e프로큐어먼트 시스템을 설치하기 위해 통합하거나 변경해야 할 응용 프로그램의 수, 변경해야 할 데이터 소스의 수, 새로운 조달방식을 수용할 수 있는 공급업체의 능력 파악 등을 포함하는 위험요인을 분석해야 한다.

　또한 e프로큐어먼트는 다음과 같이 부문별로 우선 순위를 정해 설치하는 것이 효과적이다.

　1. 분량이 많고 가격은 낮은 거래-간접적이고 재고가 없는 제품의 구입

　2. 재고가 없는 제품의 추가 구입

　3. 현물시장으로부터의 제품 구입

　4. 컴퓨터 하드웨어 및 소프트웨어

　5. 생산직 근로자들의 간접 필요 물품

　6. 서비스

　7. 자본재

　8. 직접 물품

　 다음은 업무내용을 발표하고 구매책임자와 고위 경영진의 승인을 받아 기업의 e프로큐어먼트 마케팅 계획을 준비해야 한다.

　◇3단계: 위와 같은 형태의 분석을 마치고 나면 조달 절차의 재구축을 위해 투자가 필요한 몇 개 부문이 나타날 것이다. 그러면 기업은 사업에 필요한 물품과 사무용품의 구입을 위한 자동 청구서 및 주문서의 전략적 중요성을 현실적으로 평가해야 한다. 이런 요소들을 광범위하고 깊이있게 분석한 후에 남는 중요한 문제는 e프로큐어먼트 프로그램의 선정 및 설치다. 만일 다른 형태의 물품 구매절차를 자동화하는 것이 더 중요할 경우에는 그 목적에 더욱 부합하는 기능을 갖는 다른 응용 프로그램을 찾아봐야 한다. 하지만 그럴 경우 다음과 같은 방법으로 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 도입할 수 있을 것이다.

　△우선 순위, 경영진의 승인 및 승인 가능성 등에 기반을 두고 e프로큐어먼트 응용 소프트웨어나 서비스를 선정한다.

　△e프로큐어먼트 응용 소프트웨어 및 시스템 통합업체를 선정한다.

　△교육훈련 계획을 수립한다.

　△정보제공업체, 사용자 및 제품 공급업체를 위한 교육, 제품의 단계별 출시, 업무추진 상황의 점검 및 조정 등을 종합적으로 실험, 시행한다.

　

e프로큐어먼트 프로그램 공급업체에 대한 협의를 하려면 신중해야 한다. 기업의 조달활동은 다양하고 복잡해서 다양한 물품, 서비스 및 사업에 필요한 여러가지 업무처리 절차를 포함한다. 기업은 관리상의 관계, 거래 파트너 및 중개업체와 정보흐름으로 인해 일어나는 여러가지 사업상의 문제에 대처할 수 있는 방안과 후보 솔루션이 많이 있다는 사실을 알아야 한다. 이런 모든 문제에 적절히 대처하기 위해 기업은 앞으로 5년 동안은 여러가지 조달 프로그램을 사용해야 한다. 지난 18개월 동안 e프로큐어먼트 프로그램이 IT역사상 거의 전무후무할 정도의 인기와 도입 기록을 세웠다. e프로큐어먼트에 대한 인기가 절정에 올랐을 때는 라이선싱 거래액이 보통 수백만달러에 달했다.

　현재 나와 있는 e프로큐어먼트 시스템은 일상적인 사무용품의 구입을 위한 발주 및 청구서 관리와 같은 매우 작은 부분을 자동화할 수 있다. 기업이 다른 분야 물품 구입을 위한 자동화 솔루션을 도입하려면 다른 차원의 응용 프로그램을 고려해야 한다. 구매활동을 전문화하려면 업무의 중요도, 물품, 조달절차의 단계, 기업의 역점분야, 지리적 거리 등에 따라 전혀 다른 기능과 시스템 통합을 필요로 한다. 이것은 특히 생산직 근로자들의 직접적인 업무용품을 구입할 필요가 있는 기업의 경우 더욱 그러하다. 자본재, 서비스 및 직접적인 물품을 구매하는 데 e프로큐어먼트 응용 프로그램은 적합하지 않다. 그것은 사무용품을 조달하는 데 필요한 e프로큐어먼트 솔루션의 적용가능성을 평가하는 데만 사용할 수 있다.

　e프로큐어먼트 응용 프로그램은 물품을 효율적으로 조달할 수 있게 해주는 반면 공급업체들과의 관계를 변화시킬 가능성이 있다. e프로큐어먼트 개혁은 구매자와 공급자의 관계를 완전히 재정립해 준다. 그럼에도 불구하고 기업체들은 구매 주기를 전환하는 데 필요한 처리과정을 재고하지 않은 채 단순히 웹기반 e프로큐어먼트 프로그램을 설치하는 경우가 많다. 기업은 60일 이내에 e프로큐어먼트 시스템을 설치할 수 있으나 오는 2004년까지는 대기업이 사무용품을 구매하기 위한 e프로큐어먼트의 기능을 향상시키려면 구매절차를 전환하는 데 2년 이상 걸릴 것이다. 결론적으로 e프로큐어먼트를 통해 이득을 얻으려면 단순히 프로그램 공급업체와 제품을 제대로 선정하는 것만 가지고는 안된다.

　더구나 사이버마켓이 성숙돼 감에 따라 B2B 사이버마켓 형태의 e프로큐어먼트에 필요한 모든 것을 수용하기 위해 전략적 제휴를 맺을 필요성이 점차 커지고 있다. 일반적으로 e프로큐어먼트 프로그램 공급업체들은 사무용품 구매를 위한 청구서의 관리 프로그램에 국한돼 있다. 기업은 응용 프로그램 업체들의 동향에 관심을 기울여야 한다. 왜냐하면 주요 응용 프로그램 공급업체들이 부족한 기술을 보충하기 위해 경쟁업체를 매입하는 현상이 늘어날 것으로 보이기 때문이다. 전사적자원관리(ERP: Enterprise Resource Planning) 시스템을 비롯한 기업 응용 프로그램 공급업체들도 새로운 기술의 확보 또는 시장 점유율 확대 등을 목표로 e프로큐어먼트 공급업체들을 인수할 것으로 보인다. 이러한 현상은 물품 구입업체들이 위험분담을 최소화하면서 가치를 극대화하기 위해 장기적인 e프로큐어먼트 도입계획을 수립해야 한다는 것을 암시하고 있다.

　

자료:가트너 <정리 온기홍기자 khohn@etnews.co.kr>