[CNET코너]사내 인트라넷 살리는 4가지 방법

임직원들간 정보 공유와 사내 커뮤니케이션 확대를 위해 앞다퉈 인트라넷을 구축하는 기업들이 늘고 있다. 그러나 대부분의 인트라넷 사이트들은 직원들이 거의 찾지 않아 사이버 공간의 유령지대로 남아있는 경우도 많다. 사내 인트라넷을 활성화시키는 네가지 방법을 소개한다.

◇「직원입장」에서 유용한 정보를 제공한다.

인트라넷도 다른 모든 웹사이트와 마찬가지로 고객의 요구에 기반해서 구축돼야만 한다. 경영진의 시각에서 만든 인트라넷은 제 수명을 다하는 경우가 거의 없다. 이를 위해 인트라넷을 만들기 전에 먼저 유능한 직원들로 구성된 태스크포스를 운영할 것을 권고한다. 태스크포스에서 나온 제안을 받아들일 경우 진정으로 유용한 웹사이트를 구축할 수 있다. 또 태스크포스에 참여했던 직원들은 인트라넷이 개통된 후에 열성 이용자로 변신할 가능성이 매우 높다는 장점이 있다. 직원들에게 유용한 정보로는 △온라인 연수과정 △각종 서류양식 △사보 △사내보고서 및 사업계획서 △사내 연락망 △동종업계 정보 등이 있다.

◇인트라넷의 장점과 한계를 인식한다.

인트라넷 운영자가 저지르는 최악의 실수는 이 사이트에서 모든 것을 다루려고 하는 것이다. 아무리 열심히 해도 아마존이나 야후에 필적할 수는 없는 것이므로 사이트 운영의 방향을 분명히 해야 한다.

반면 인트라넷은 활성화되기만 하면 강력한 커뮤니티로 발전한다. 인트라넷을 설계할 때부터 직원들이 정보나 자신들의 의견을 쉽게 올릴 수 있는 기능을 고려해야 한다.

◇신입사원을 적극 활용하라.

아직 회사 상황을 잘 모르는 신입사원들에게 인트라넷 관련 업무를 일정기간 맡길 경우 회사생활에 보다 빨리 적응할 수 있게 도울 수 있다. 또 앞으로 열성적인 인트라넷 이용자가 될 가능성이 높을 뿐 아니라 신선한 아이디어를 제공할 가능성도 높다.

◇유용한 콘텐츠를 자주 업데이트하라.

고객을 끌어들이는 최선의 무기는 역시 콘텐츠다. 그러나 모든 콘텐츠를 빠짐없이 쏟아붓겠다는 것은 무모한 일이다. 효과적이면서도 직원들의 관심을 끄는 독특한 콘텐츠가 필요하다.

△신디케이트 콘텐츠 =콘텐츠를 외주형태로 확보하는 「신디케이트 콘텐츠」를 이용하면 사이트의 역동성을 높이기 위한 정보를 가장 싸고 효율적으로 조달할 수 있다.

그러나 뉴스·날씨 정보들은 이미 직원들 모두 자신이 즐겨 찾는 사이트들을 1곳 이상 갖고 있어 이들과 경쟁하는 것은 승산이 없다. 따라서 동종업계의 뉴스나 업무 관련 정보로 특화하는 것이 바람직하다.

△직원사진 올리기 =직원들의 사진을 인트라넷에 올려놓는 것은 직원들이 자주 방문하도록 유인하는 가장 확실한 방법이다. 직원들 스스로 사진을 바꾸거나 추가할 수 있게 하면 더욱 인기가 있다. 사진과 곁들여 직원들의 신상 소개나 각자의 독특한 콘텐츠를 올리게 하면 주인의식과 양질의 콘텐츠라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있다.

△회의실 스케줄 =대부분의 기업에서 회의실은 직원들이 가장 자주 가게 되는 장소다. 회의실 스케줄을 벽에 붙여놓지 말고 인트라넷에 옮기는 것만으로도 상당수의 직원들의 인트라넷 이용을 늘릴 수 있다.