[확대경] 현대정보기술 98년에 서류없는 사무실 구현

현대정보기술(대표 김택호)이 내년부터 완벽한 「서류없는 사무실」을 구현한다.

현대정보기술은 내년부터 각종 품의서, 보고서, 계약서, 청구서, 수발신 공문, 회의록 등 회사내에서 사용하는 모든 종이문서를 폐기하는 대신 이들 자료를 디지털 문서함에 저장,관리할 계획이라고 밝혔다.

국내 대기업으로는 처음으로 이제도를 도입할 예정인 현대정보기술은 이제도의 시행을 위해 지난 5월부터 각 부서에서 보관중인 서류를 페기문서와 보관문서로 재분류하고 보관문서에대해스캐닝 작업을 거쳐 데이터베이스화하는 작업을 진행하고 있다.

앞으로 9월까지 진행될 이작업을 통해 현대정보기술은 약 4만건에 달하는 문서를 부서및 회사 공유 데이터베이스에 보관하고 그 이후 발생하는 문서도 디지털 문서함에 보관하기로 했다.

이 작업을 추진하고 있는 현대정보기술의 OA팀은 갑작스런 사무 환경의 변화로 직원들이 혼란을 겪을 것으오 보고 올연말까지 종이문서와 디지털 문서를 병행 사용하고 적응 기간이 끝나는 내년부터는 종이문서를 완전 폐기한다는 방침을 세워놓고 있다.

이와 함께 오는 9월부터 회사에서 발생하는 모든 문서에 대한 처리규정을 마련 시행하기로 했다.

우선 모든 공문이나 결재서류는 그룹웨어인 「오피스웨어」를 통해 처리하고 처리된 전자문서는 부서 또는 회사의 디지털 문서함에 보관토록 했다.

또 외부에서 발생하는 종이 서류에대해선 직원들이 디지털 문서함으로 보낼수 있도록 색인표를 붙여 이를 각층에 있는 문서함에 넣어두면 문서보관실 담당자가 2시간마다 수거해 고속스캐너로 데이터베이스에 입력한다.

이와 함께 현대정보기술은 평가단을 구성해 각 부서별로 이를 주기적으로 평가하고 이를 토대로 상벌제도를 마련해 서류없는 사무실을 조기에 정착시킬 방침이다.

현대정보기술은 이 제도의 시행을 통해 모든 문서관리형태를 개인관리에서 부서공동관리로 전환하고 문서 캐비넷을 없애 사무실 공간을 보다 효율적으로 사용할 계획이다.

<장길수 기자>