야근축소, 회의시간단축과 같은 다양한 노력에도 불구하고 근본적 기업문화혁신에 한계를 느껴 온 국내 기업들이 합리적이고, 체계적인 업무프로세스에 기반한 협업툴을 주목하고 있다.
스마트시트(Smartsheet), 아사나(Asana), 콜라비(Collabee)로 대표되는 이슈기반 협업툴이 글로벌 인기에 힘입어 국내 기업들로부터도 러브콜을 받고 있다. 이들 삼총사는 구글, 페이스북, 아마존과 같은 글로벌 혁신 기업들에 잇따라 도입되는 등 이미 국제 무대에서는 협업툴 계의 '라이징 스타'다.
실제 이슈기반 협업툴은 전통적 방식의 커뮤니케이션 보조도구에서 벗어나, 자율적면서도 유기적인 협업 시스템을 바탕으로 기업들의 업무프로세스에 '혁신'을 가져왔다는 평가를 받고 있다. 무엇보다 수십년간 기업 커뮤니케이션의 필수도구로 여겨 온 이메일 소통의 한계를 넘어선 것은 물론, 야간근무의 주범으로 지목된 실시간 메신저의 단점까지 보완했다는 점에서 '차세대 협업툴'로 각광받고 있다.
지난 5월 대한상공회의소와 맥킨지가 발표한 '한국 기업의 기업문화와 조직건강도 2차 진단 보고서'를 살펴보면 국내 기업들의 기업문화혁신에 대한 의지와는 달리 여전히 근본적인 변화 수준에는 이르지 못하는 것으로 드러났다. 조직건강을 해치는 3대 원인은 다름 아닌 비과학적 업무프로세스, 비합리적 성과관리, 리더십 역량부족이 꼽혔다. 전근대적이고 낡은 한국기업의 운영 소프트웨어가 여전히 기업문화 혁신의 걸림돌이 되고 있는 것이다.
보고서는 국내 기업문화의 근본적인 변화를 이끌어내기 위한 4대 개선과제로 △빠른 실행 업무프로세스 △권한ㆍ책임 부여된 가벼운 조직체계 △자율성 기반 인재육성 △플레잉코치형 리더십 육성 등을 제시했다. 단순히 야근을 줄이고, 회의를 축소하고, 보고절차를 간소화하는 식의 개선만으로는 '무늬만 혁신'이라는 냉소를 피하기 어렵다는 분석이다.
실제 많은 전문가들은 단순히 사내캠페인이나 사규를 변경하는 것만으로 기업문화혁신을 기대하기는 어렵다고 지적한다. 여전히 이메일로 업무 소통을 하고, 메신저로 실시간 채팅을 진행하며, 상급자와 하급자간 상하구조가 명확한 업무수행프로세스 하에서는 아무리 기업문화개선을 외쳐도 결국에는 기존 시스템대로 되돌아갈 수밖에 없다는 것. 즉, 근본적인 커뮤니케이션 구조의 개선작업이 병행되지 않는 한, 노력과 실패라는 무한 루프에서 벗어날 수 없다는 것이 이들 전문가들의 지적이다.
한 동안 협업툴의 대명사로 불려온 슬랙(Slack)이 차세대 협업툴 경쟁에서 주도권을 놓친 것도 이와 같은 이유에서다. 시장조사전문기관인 가트너는 자체 보고서에서 슬랙이 매우 강력한 비전과 전략, 그리고 여타 솔루션과의 광범위한 통합능력에도 불구하고, 인빌트 태스크(in-built task) 관리 미비와 수많은 기록 검색의 한계를 지적하며 새롭게 등장하는 협업툴들과의 힘든 경쟁을 예고했다. 특히 가트너는 차세대 협업툴들과의 가격 경쟁에서도 슬랙의 경쟁력에 의구심을 표출한 바 있다.
차세대 협업툴 삼총사의 가장 큰 장점은 체계적이고 합리적인 업무관리 협업구조, 자율적이고 신속한 업무 프로세스, 단순하고 명확한 업무 관리가 가능한 서비스다. 다만 세부 업무에 있어서는 각 툴간 차별화된 서비스를 지원한다.
시스코와 넷플릭스의 협업툴로 잘 알려진 ‘스마트시트’는 엑셀 같은 페이지 내에서 태스크들의 진행상황을 한 눈에 볼 수 있다는 강점을 가진 툴이다. 반면, ‘아사나’는 전체적인 관리보다 할 일을 기반으로 커뮤니케이션하는데 중점을 두고 있다.
스마트시트와 아사나 모두 굵직한 해외 기업들의 사용으로 그 효과는 검증됐다고 볼 수 있지만, 전체 이슈들의 진행 상황 파악, 다수의 사람들과의 아이디어 공유 등에서 아직 개선이 필요하다는 지적 또한 존재한다. 또한 한국어 고객 응대를 지원하지 않으며 데이터센터가 해외에 위치하는 관계로, 속도적인 측면에서도 약간의 버퍼링을 느낄 수 있다
이에 반해 콜라비에서는 하나의 페이지에서 할 일을 요청하고 피드백을 주고받을 수 있어 매우 합리적으로 협업할 수 있다. 특히 각 이슈의 진행상황을 칸반으로 한 눈에 파악할 수 있기 때문에 체계적인 업무 관리 또한 가능하다. 프로젝트성 업무뿐만 아니라, 팀 공간, 공지게시판, 회의록 등 일반적인 업무의 경우에서도 원활한 협업과 소통을 지원한다. 한국어 고객 응대는 기본이다.
한 업계 관계자는 "여전히 적지 않은 국내 기업들이 기업문화혁신을 사내 홍보와 사규 변경만으로도 충분히 개선 가능하다고 보고, 매년 이름만 바뀐 혁신 캠페인들을 반복하고 있다"며 "보다 근본적인 혁신을 위해서는 신속한 의사결정이 가능한 조직 구성과 함께, 각 조직이 보다 효과적으로 목표에 도달할 수 있는 협업 시스템이 동반되어야 한다"고 전했다.
전자신문인터넷 조항준 기자 (jhj@etnews.com)
