마이스(MICE: Meeting, Incentives, Conventions, Event & Exhibitions) 산업을 선도하고, 이 분야의 노하우와 인프라 활용의 중요성을 알리기 위한 행사길라잡이 책 ‘이제 행사가 보인다’가 출간됐다.
이 책은 행사 진행 과정에서 지켜야 할 원칙과 사례를 통해, 모든 행사 준비 팀이 지금도 겪고 있을 고충을 조금이나마 줄어들기를 바라는 마음으로 쓰였다. 행사에 관한 지식은 물론 경험사례를 통해, 행사 담당자들, 특히 행사 대행(PCO)업체에 처음 입문한 신입 직원들의 교본으로 활용될 수 있도록 실무자의 관점에서 다양한 시선을 가감없이 담아 흥미를 더했다.
이 책을 집필한 이근순 저자는 “아는 만큼 보이고, 아는 만큼 쉬운게 행사다”라며 “마이스산업이 우리나라 융. 복합 산업의 플랫폼으로써 매우 중요한 자리매김을 하고 잇는 시점에, 이 책은 대형 국제 컨퍼런스를 성공적으로 완수한 공공기관 실무 책임자로서, 행사 주최자의 관점에서 준비해야 할 내용을 세밀하게 다뤄 실무자들에게 도움을 되길 기대한다”고 말했다.
지금까지 우리가 지켜본 많은 책들은 행사 전문가들이 말하는 행사 노하우를 주로 다뤘지만, 이 책은 대형국제 행사를 총괄 운영한 실무 책임자의 행사를 총 책임지고 있는 행사 행사 주최자의 시각에서 전체를 운영한 과정과 그 과정에서 발생하는 수 많은 변수들, 난관을 보다 완만하고 보다 쉽게 헤쳐 나갈 수 있게 사례를 통해 제시하고 있다.
행사의 길라잡이가 되줄 원칙으로 저자는 다음의 7가지를 들었다.
첫째, 아는 만큼 보이고, 아는 만큼 쉽다 – 어떤 행사이고, 왜 하는지, 어떻게 기획하고 준비해야지를 알고 이해하는 것이 제일 먼저 해야 할 기본 업무다.
둘째, 행사는 언제나 난관이 있다 – 난관은 항상있다. 원칙은 달라지지 않지만 유연하고 대처하고, 좀더 치밀하게 사전 준비를 한다.
셋째, 그때 왜 그랬을까 – 행사 참가자들이 가질만한 의문들을 미리 찾아 보완한다.
넷째, 공연에서 실수를 관객은 알아채지 못해도 연출자는 알아야 한다. – 성공으로 인정받는 행사에도 미흡한 점은 있다. 그 부족한 부분을 찾고 원인을 분석한다. 이러한 사례별 원인 분석은 행사의 최종결과 보고서나 백서를 참고하면 도움이 된다.
다섯째, 행사는 최소화하고, 의전은 간소화한다 – 행사 규모는 목적에 부합하도록 하고, 의전은 상대방을 배려하는 마음으로 격에 맞도록 한다.
여섯째, 주위의 훌륭한 인프라를 적극 활용하면 준비가 훨씬 쉽다 – 우리는 행사관련 인프라가 잘 갖춰져 있다. 정부, 지자체, 협회, 훌륭한 PCO 업체, 후원시스템 등을 최대한 활용하면 준비가 쉽다.
일곱째, 전임자의 실패에서 배운다 – 유사한 사례, 선례, 및 전문가들의 조언을 충분히 활용한다.
이 책은 행사에 대한 지식이 없는 상태에서 행사에 도전하는 행사 발주사 (주관사)들의 현실에 대해서도 행사 주최자로서 냉정하게 꼬집고 있다. 행사를 발주하고 무조건 업체들을 시키면 된다는 생각한다든가, 방향성이나 일관성 보다는 높은 사람의 생각과 눈높이를 맞추려한다든가, 모르는 것을 인정하지 않고 전문가의 의견에 귀 기울이지 않는다든가의 현실적인 실랄한 고민이 담겨 공감의 폭을 넓혔다.
한국수력원자력 중앙연구원에서 기술센터장을 맡고 있는 이근순 저자는 “1983년 한전에 입사하여 연구기획과 기술정책업무 뿐만 아니라, ‘2011 KEPCO 연구개발 성과 발표회’, ‘2012 서울 원자력 인더스트리 서밋’, ‘원전안전 결의대회’ 등의 국내외 대형 행사를 운영하면서 본인이 직접 겪고 터득한 노하우를 후배들과 함께 나누고자 이 책을 쓰게 됐다”며 “이 책을 통해 우리나라 마이스 (MICE)산업 발전을 위해 작은 힘을 보탤 수 있기를 기대한다”고 말했다.
전자신문인터넷 이종민 기자 (jongmin1@etnews.com)
