지난 칼럼에서 비상근 임원에게 보수를 지급할 수 있느냐의 문제를 다룰 때 2가지 관점인 상법적인 관점과 법인세법적인 관점에서 접근해야 할 사항을 살펴보았다.
이번에는 비상금 임원에게 보수를 지급한 업체의 세무조사에 대비하여 과세관청에 서류를 준비하고 제출한 경험을 바탕으로 법인에서 평상시 알고 있어야 할 사항과 어떤 서류를 준비해야 하는지에 대해 알아보겠다.
평상시 회사에서 준비하고 있어야 할 사항은 4가지이다. 먼저 반드시 등기(①등기 사내이사 ②등기 감사)를 해야 한다. 임원을 증빙할 수 있는 가장 확실한 방법은 법인등기부등본에 등재되어 있는 경우이다. 비상근인 경우 등기를 하지 않으면 임원여부를 증빙해야 하는 문제가 생길 수 있기 때문에 반드시 등기를 하는 것이 좋다.
둘째, 비상근 임원에 적합한 직책(①영업이사 ②감사 ③고문, 자문위원 )을 부여해야 한다. 통상적으로 관리이사, 총무이사, 생산관리 이사 등은 업무의 특성상 회사에 정기적으로 출근해서 업무를 처리해야 하는 특징이 있다. 이러한 직책은 비상근 임원이 처리하기에는 적합한 업무라고 할 수 없다. 때문에 정기적으로 출근하지 않고 프로젝트 형태도 업무를 진행할 수 있는 직책을 부여하는 것이 훨씬 설득력 있다.
셋째, 사회통념상 출퇴근 거리 이내에 거주해야 한다. 본점 주소지나 혹은 지점 주소지에서 출퇴근 가능한 거리 내에서 거주한다는 것을 뜻한다. 물론 비상근 임원이기 때문에 거주지와 회사의 거리가 사회통념상 출퇴근이 불가능한 거리라도 업무는 가능할 수 있다. 하지만 세무당국에서는 우선 서류를 기준으로 선정하기 때문에 사회통념상 출퇴근 거리가 가능하도록 주소기를 관리하는 것이 좋다.
넷째, 비상근 임원 업무와 관련한 사항으로 ①명함 및 명판, 책상을 마련 ②출근카드 또는 출근기 활용 ③결재라인 일관성 있게 정리 ④조직도, 임직원명부, 임원급여 계정과목 활용 ⑤관공서 및 금융기관 등 외부기관에 명함 전달 및 사인 업무 진행 ⑥이사회, 주주총회 등 관련 서류 날인 ⑦ 신용카드 사무실 부근 사용 ⑧회사 회식자리 등에 참석하여 이름을 인식시키도록 하는 것이다.
다음으로 비상근 임원에게 지급한 보수에 대한 세무조사 또는 소명자료 제출이 있는 경우 과세당국에서 가장 신뢰성있게 검토하고 참고하는 자료에 대하여 설명하겠다.
앞에서 임원에 대한 보수는 상법적인 관점과 법인세법적 관점으로 접근해야 함을 이야기했다. 때문에 법령에서 규정하고 있는 관련 자료를 어떤 절차와 어떤 방법에 의하여 준비하고 그에 대한 세무적인 규정들이 어떻게 되어 있는지에 대한 서류를 통하여 세무당국에서는 실제 근무로 인정하지 않아 과세하기도 하고 인정하여 과세하지 않기도 한다.
때문에 다음에 열거된 내용들에 대한 서류 및 규정들을 철저히 준비하여 회사에 보관해야 어느 시점에 서류 제출을 요청받더라도 당황하지 않고 제출할 수 있을 것이다. 물론, 회사마다 상황이 다르기 때문에 열거한 모든 사항이 필수는 아니며 이는 전문가와 함께 살펴보는 것이 현명하다.
이와 같이 관련 서류 및 규정을 철저히 준비해야 하는 이유는 아래와 같이 국세청에서는 ‘특수관계인 허위 인건비 계상’에 대하여 법인세 신고 이후에도 반드시 검증하겠다고 매년 발표하고 있기 때문이다.
실제적으로 법인 현장에서는 비상근 임원은 상근이 아님에도 불구하고 상근임원과 동일하게 보수를 지급하는 경우가 허다하다. 이러한 법인의 경우 세무조사 또는 소명자료 제출을 요구 받았을 경우 증빙을 하지 못하고 추징 당하는 경우가 많이 있다. 그러니 위의 내용을 참고하여 그 충격을 완화시킬 수 있도록 전문가와 함께 준비해야 한다.
'전자신문 기업성장 지원센터'에서는 기업의 비상근 임원의 급여지급 처리방안에 대하여 전문가가 지원을 해주는 서비스를 제공하고 있다. 임원퇴직금 중간정산, 가지급금, 명의신탁주식(차명주식), 특허(직무발명보상제도), 기업부설연구소, 법인 정관, 기업신용평가, 기업인증(벤처기업, ISO, 이노비즈 등), 개인사업자 법인전환, 신규 법인설립, 상속, 증여, 가업승계, 기업가정신, 기업 및 병의원 브랜딩(CI&BI, 각종 디자인), 홈페이지 제작 등에 대한 법인 컨설팅도 진행하고 있다. 또한, 고용노동부 환급과정인 스마트러닝 및 온라인 교육, 오프라인 교육 서비스를 제공하고 있다.
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