우리는 정해진 시간과 공간을 함께 하는 근무 문화에 익숙하다. 그러다 보니 효율과 성과보다 얼마나 오랫동안 회사에서 일하느냐가 평가 기준으로 적용될 때도 있다. 하지만 세상은 변했다.
오래 일하는 것보다 `스마트`하게 일하는 것이 더 중요한 세상이 되었으며 관행보다 합리적이고 유연한 사고가 시대의 중심이다. 우리는 터치 하나로 세계의 정보를 한눈에 볼 수 있는 스마트한 시대에 살고 있다.
그동안 업무 환경이 사무실로 제한돼 왔던 이유 중 하나는 직접 출근만이 중앙에서 관리되는 자원과 정보에 접근이 가능하며 관리자는 부서원 업무 상태를 모니터링 할 수 있다는 것이었다.
하지만 현재에는 고도화 된 IT를 활용해 업무 모니터링뿐 아니라 구성원 간 자유로운 의사소통이 가능해졌다. 지금이 바로 `사무실`이라는 틀에서 벗어나 비즈니스를 전개할 시기다.
`스마트워크`는 회사 내 공간에 의지해야 했던 업무 반경을 넓혔다. 집이나 스마트워크 센터, 고객과 미팅 장소 등에서 생산적으로 시간을 쓸 수 있을 뿐만 아니라 효율적인 출·퇴근으로 에너지 절감 등 사회적인 효과도 누릴 수 있다.
기업에서 스마트워크 프로그램 도입을 고려한다면 다음의 4가지를 반드시 체크해야 한다.
첫째로 스마트워크 프로그램을 시행하는 궁극적인 목표를 염두에 둬야한다. 비용 절감이 가장 큰 목적이라면 비즈니스 밀집지역을 벗어나 보다 한적한 곳에 스마트워크 센터를 둘 수 있다. 생산성을 유지하기 위해서는 협업이 용이해야 하므로 영상 협업 시스템은 물론 사내 네트워크나 VPN, VoIP 전화 등 커뮤니케이션 수단이 제공되어야 한다.
두 번째로 구성원들이 기업 문화와 관리 방향에 대해 올바른 인식을 가질 수 있도록 지원해야한다.
직원과 관리자가 동등한 수준에서 피드백을 공유해야 하며, 스마트워크 효용에 대한 인식 제고가 뒤따라야 한다.
프로그램에 관련된 질의응답과 기타 피드백을 공유할 수 있는 정기포럼이 개최하고 개선 여지가 있는 부분을 상시 모니터링하고 구성원의 참여 수준을 확인해야 한다.
영상 협업 솔루션과 같은 기술 도입을 통해 실제와 다름없는 가상 대면 커뮤니케이션 환경을 구축해 협동 업무를 진행할 수 있도록 지원해야 한다.
세 번째로 팀워크를 바탕으로 성공적인 프로그램 정착을 이끌어내야 한다. 기획과 실행 단계에서 여러 부서와 의견을 조율해야 할 것이다. 구성원 생산성을 측정하고 각각의 건강, 안전, 주요 관심사항이 업무 환경에 어떤 영향을 미치는지 파악해야 한다.
HR 부서에서는 스마트워크 프로그램을 통해 자체적으로 사내 커뮤니케이션과 교육, 관리 체계 변경 및 협업구조 지원 등을 효과적으로 수행할 수 있다.
네 번째로 최신 IT의 이점을 충분히 활용해야 한다. 지역적인 한계로 직접 만날 수 없는 경우에도 `실제로 그 곳에 있는` 것과 같은 경험을 제공하는 영상 커뮤니케이션 시스템을 통해 서로 바디 랭귀지와 표정 변화를 읽을 수 있을 뿐 아니라 생산라인이나 R&D 연구실에 효과적인 문맥 전달이 가능하다.
사람들은 서로가 어디에 있든 함께 일할 때 더 좋은 성과를 발휘한다. 달성해야 하는 목표는 끊임없이 높아지고, 예산은 한정되어 있으며, 상당수 직원들이 모바일 기기를 사용하는 오늘날 기업 환경에서 영상 협업 기술 기반 스마트 워크 프로그램은 앞으로 기업 문화와 사람들의 일하는 방식에 중요한 변화를 가져올 혁신적인 대안임이 분명하다.
신대준 폴리콤코리아 사장 Dj.shin@polycom.com
