스마트 기기와 첨단 클라우드 컴퓨팅 기술이 보편화되면서 이제는 회사가 아닌 곳에서도 회사에서처럼 일할 수 있는 환경이 조성되고 있다. 쾌적한 근무여건과 함께 근무지까지의 통근 거리도 줄고, 별도의 공간에서 최대한 집중적으로 업무를 수행할 수 있게 된 것이다. 그러나 우리가 여기서 간과해서 안 되는 것은 개인의 업무효율이 개선된다고 전체의 효율이 개선되지는 않는다는 것이다.
현재 추진되고 있는 스마트워크는 구성원 전체를 위한 스마트워크보다는 원격지에서 근무하는 사람을 중심으로 추진되고 있을 뿐, 사업장 내부의 상황은 전혀 고려되지 못하고 있다는 것이다.
첫째, 동료에 대한 마음가짐을 갖는 사람이 강조되어야 한다. 이론적으로 보면 스마트워크 근무환경은 어쩌면 꿈의 근무환경일 수 있다. 당장 책상 앞에서 눈치를 주는 상사도 없고 집 앞의 쾌적한 근무환경 속에서 방해받지 않고 단독으로 업무에 몰입할 수 있는 꿈의 오피스다.
그러나 물리적으로 혼자 일하더라도 언제 어디서든 동료와 함께 근무한다는 마음이 있어야 한다. 자기중심적으로 일을 처리한다면 오히려 전체 효율은 나빠질 수 있다.
따라서 컴퓨터기기에 익숙한 사람들을 중심으로 스마트워크를 권장하기 보다는 동료와의 배려가 검증된 사람을 중심으로 도입하는 것이 바람직하다.
둘째, 조직 내 업무 성숙도가 강조되어야 한다. 복잡한 업무를 한 눈에 알 수 있게 업무를 분장해낸 것이 핵심이라고 생각한다. 원격지에서 흩어져서 근무하기 위해서는 서로가 무엇을 명확하게 담당하고 있는지에 대한 업무분장과 목표가 있어야 한다. 그래야 감으로 어림잡아서 일하는 것보다 훨씬 명확해진다.
규정이나 감으로 수행되던 일들이 실질적인 예시를 중심으로 보다 상세해져야 하며 근무결의가 예측이 가능해야 한다. 또 구성원 각자가 명확한 업무체계와 책임감 등으로 무장되어 지금 보다 더 많은 정신력이 뒷받침되어야 한다.
협업을 지원하는 편리한 스마트워크 도구들은 돈으로 구입할 수 있지만 도구를 원활하게 사용할 수 있도록 만드는 업무 성숙도는 구성원의 노력으로만 만들어진다. 좋은 도구를 구입하기 보다는 활용을 잘 할 수 있는 역량이 강조되어야 한다.
셋째, 원격지 근무자의 업무공백을 최소화할 수 있는 스마트워크 시스템도 강조되어야 한다.
사내에서 함께 근무하는 동안 동료가 내 책상이나 PC에 있는 자료를 요청할 때면 말 한마디에 바로 건네줄 수 있다. 그러나 원격지에서 근무하는 동안에 동료들이 자료가 필요할 때는 전화를 하거나, 메일을 보내야 하는 불편이 생기고 즉시 연락되지 않을 때에는 간단한 자료하나 건네받는데도 몇 시간씩 걸릴 수도 있다.
누군가가 원격근무지에서 근무하는 동안 대부분의 동료들은 더 힘들어 질 수 있다. 따라서 외부 근무지에서 일하는 사람의 업무공백을 최소화할 수 있는 내부 근무자를 위한 스마트워크 시스템도 함께 도입되어야 한다.
원격지에서 근무하는 사람을 위한 보안기술이나 의사소통 기술에 대한 도입도 중요하다.
그러나 원격지 근무자의 공백을 최소화할 수 있는 내부 근무자들을 위한 기반 기술이 뒷받침되어야 원격지 근무자에 대한 협조 요청 없이도 내부자들 간에 원활하게 업무수행이 가능할 것이다. 원격지 근무를 중심으로 한 스마트워크가 성공하려면 개인의 지식을 집단의 지식으로 이끌어내는 스마트워크 시스템이 함께 강조되어야 할 것이다.
우종현 나무소프트 대표 jhwoo@namusoft.kr
