회사를 떠날 때 항상 노심초사하며 컴퓨터에 있는 각종 자료와 이메일을 개인 이메일로 보내거나 USB에 따로 저장하던 직장인들은 이제 한 시름 놓을 때가 됐다. 웹 오피스 시대가 도래했기 때문이다. 웹 오피스는 ▲문서 공유가 용이하다는 점, ▲동시작업이 가능해 업무효율을 높인다는 점, ▲시간과 장소에 관계없이 어디서든 업무를 연장할 수 있다는 점, ▲커뮤니케이션이 수월하다는 점 등 다양한 혜택을 제공하고 업무 편의를 극대화한다.
구글의 무료 웹 오피스 제품인 ‘구글 문서도구(docs.google.com)’는 언제 어디서든 내가 원하는 정보를 웹 상에 저장해놓고 원할 때마다 꺼내볼 수 있게 한다는 ‘클라우드 컴퓨팅’ 철학에 기반한 서비스다. 구글 문서도구는 기존 MS 오피스의 워드 기능, 엑셀 기능, 파워포인트 기능이 모두 들어가 있는 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션으로 구성돼 있으며, 일종의 온라인 설문조사 기능인 ‘양식’도 추가로 제공한다.
문서도구는 DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT등 대부분의 파일형식과 상호호환된다. 최근에는 문서도구 양식으로 호환할 필요 없이 온라인 USB처럼 사용할 수 있는 기능도 더해졌다. 파일 업로드 기능에는 1024MB의 저장용량이 무료로 제공된다.
구글 문서도구의 가장 큰 장점은 ‘공유’를 바탕으로 한 공동작업이 가능해 일의 효율성을 높인다는 사실이다. 한 문서에 동시에 여러 명이 접속해 문서를 완성할 수 있어 이메일로 주고받고 다시 편집해야 하는 번거로움이 없다. 또한 모든 작업은 자동으로 저장되기 때문에 문서가 손상될 염려는 없다. 문서를 열면 우측 상단에 해당 문서를 동시에 보고 있는 사용자 이름이 뜨는데, 스프레드시트의 경우에는 우측에 채팅창이 생겨 실시간으로 대화를 하며 문서작업을 함께 할 수 있다.
이밖에 구글 문서도구는 구글 검색엔진을 이용해 검색어만 입력하면 찾고자 하는 문서를 한눈에 볼 수 있으며, 가계부, 이력서, 논문, 카드, 라벨 및 명함 등 업무와 개인생활에 활용할 수 있는 다양한 템플릿을 제공한다.
정미나기자 mina@etnews.co.kr
