주목받는 신개념 "지식관리시스템"

『EDMS의 궁극적 목표는 지식관리시스템이다.』

최근 전자문서관리시스템(EDMS)의 부상과 함께 지식관리시스템(KMS)이 기업경쟁력 향상을 위한 기업정보시스템의 새로운 개념으로 주목받고 있다. 주요 EDMS 업체들이 한결같이 지식관리시스템의 중요성을 한 목소리로 강조하면서 이슈로 떠오르고 있는 것이다.

다큐멘텀이 자사의 솔루션을 지식관리시스템의 기본 인프라라고 주장하고 나섰고 피시닥스도 지난 2월 전세계 피시닥스 공급사 및 협력업체들이 참가한 「닥서밋(DOCSummit) 98」에서 「지식관리로의 발전」을 천명했다.

파일네트 역시 자사의 통합 EDMS 솔루션을 통해 지식관리시스템 구축의 기반을 삼는다고 강조하고 있으며 기타 EDMS 업체들도 지식관리시스템을 최대의 화두로 삼고 강조하고 나섰다. EDMS 업체들만이 아니다. 그룹웨어, 컨설팅, 데이터웨어하우스 업체들까지 지식관리시스템을 앞다퉈 강조하고 있다.

지금까지 기업정보시스템은 기업내외의 정형화된 정보만을 관리해왔다. 재무, 생산, 영업 등 기업활동에서 발생하는 수치 데이터를 저장, 관리하는 것이 정보시스템의 역할이었고 실제 판단을 하고 의사결정을 내리는 것은 기업내 인적자원이 수행하는 것이었다.

결국 의사결정의 주체인 인적자원이 떠나면 그가 갖고 있던 지식자원도 함께 떠나가고 기업의 지적자원이 소실된다는 관점에서 지식관리시스템은 출발했다. 인적자원이 소유하고 있는 지적자산을 기업내에 축적, 활용할 수 있도록 하자는 것이 지식관리시스템의 기본 개념인 것이다.

인적자원이 개별적으로 보유하고 있는 지식은 비정형의 형태로 존재한다. 즉 기업내 각 개인들은 자신의 지식을 각종 문서로 작성 보유하고 있으며 이를 바탕으로 관련 업무담당자와 의사교환을 하고 이러한 활동을 기반으로 최종 판단을 하게 되는 것이다. 따라서 지식관리시스템은 이러한 비정형 데이터를 축적, 관리함으로써 궁극적으로 기업내 지적자산으로 활용토록 하자는 것이다.

현재 기업내 정보의 90% 이상은 이러한 비정형 데이터로 존재하고 유통되는 것으로 알려져 있으며 이때문에 지식관리시스템의 중요성이 강조되고 있다. 이것은 비정형 데이터의 관리솔루션이라 할 수 있는 EDMS, 그룹웨어, 데이터웨어하우스 관련업체들이 지식관리시스템을 강조하고 있는 이유이기도 하다.

EDMS 전문 컨설팅업체인 미국의 델파이컨설팅은 최근 자료에서 지식관리의 주요 기술적 요소로서 데이터베이스와 날리지베이스, 문서관리, 인트라넷 및 그룹웨어, 검색 및 인식 툴, 워크플로 등을 꼽았다. 이러한 주요요소 솔루션들과 기존의 정보시스템의 연계 등을 통해 종합적인 솔루션으로 설계, 구축되어야 하는 것이 지식관리시스템이 추구하는 목표라 할 수 있다.

기업이 살아남기 위해서는 경쟁력을 확보해야 하고 기업이 경쟁력을 확보하려면 기업이 가지고 있는 자원, 즉 인적자원들의 지식이 경쟁기업보다 우위에 있어야 한다. 그리고 기업의 경쟁력은 이러한 지식사원들의 축적지식에 근거한 사업판단력의 합계이며 나아가 이러한 지식들이 얼마나 효과적으로 관리되고 재사용되며, 기업이 투자한 사원의 이직에도 변함없이 그 지식이 회사의 자산으로 남느냐하는 것이다.

이런 점에서 지식관리시스템은 향후 지속적인 관심속에 주목받는 새로운 개념으로 업계의 눈길을 끌 것으로 전망된다.

<김상범 기자>