[화요특집] 전자문서-EDMS 기술동향

지난해부터 전자적 시스템(Electronical System) 기반의 문서관리 개념이 크게 바뀌고 있다. 이는 문서 자체가 종이에 기록된 형태가 아닌 컴퓨터 기반의 전자문서 형태로 바뀌게 되면서 관리의 대상이나 방법 자체가 달라지고 있기 때문이다. 이처럼 관리 개념을 중심이 된 시스템이 곧 전자문서관리시스템(Electronic Document Management System)이다.

지금도 사무환경에서는 하루에도 수십, 수백장의 종이문서가 쏟아져 나오는 상황이지만 사실 거의 대부분의 문서가 종이에 기록되기 이전에 완벽한 문서형태로 컴퓨터 내에서 1차 생성되고 있다. 또 광속거래(CALS)나 전자문서교환(EDI) 등에서 나타나듯이 문서는 일반 비지니스등 상거래의 근거물로 반드시 출력하지 않아도 되는 시대가 왔다. 이같은 비즈니스 환경의 변화로 컴퓨터시스템을 지원하는 파일 형태 그대로 문서를 관리하고자 하는 필요성과 당위성이 제기되고 있으며 나아가서는 기업환경에서 EDMS가 핵심 전산 솔루션으로 급부상하고 있는 배경이 되고 있다.

물론 전자적 시스템에 의한 문서관리는 오래전부터 있어왔다. 국내에서는 80년대초 마이크로필름에 이어 80년대 중반부터 광파일시스템이 도입되면서 전자적 문서관리시스템의 장이 열리기 시작했다.

마이크로필름은 문서를 사진기로 촬영한 다음 그 결과를 필름 형태로 보관하는 방식으로서 국내에서는 90년대 초반까지 이 시스템이 적지않게 각광을 받았다. 이미징시스템으로도 불리는 광파일시스템은 스캐너를 통해 종이문서나 도면 등을 컴퓨터에 입력하고 색인을 첨부해 저장 관리하는 시스템으로 주로 다량의 외부문서를 컴퓨터에 재저장하는 즉 저장관리의 개념이 중심이다.

이에 반해 통합형 또는 개방형의 성격을 갖는 최근의 EDMS는 응용소프트웨어 차원에서 발생하는 파일, 즉 전자문서의 발생부터 소멸까지 문서의 일생을 통합관리하는 시스템으로 CALS나 EC개념을 그대로 따르고 있다. EDMS는 문서를 워크그룹 내에서 공유할 수 있고 또 플랫폼에 상관없이 워크그룹 간에 공유가 가능한 종합 솔루션의 성격을 갖는다. 기업내의 정보관리시스템으로서의 성격을 갖고 등장하고 있는 것이다.

이같은 사실은 문서관리분야에서 보다 중요한 것은 문서의 저장이나 검색 그 자체가 아닌, 문서 주기의 관리라는 사실을 입증해주고 있다고 할 수 있다. 발생된 문서가 어떻게 유통되며 그 과정에서 새로운 버전이나 이력 또는 보안 등의 관리가 어떻게 진행되고 있는가를 관리의 핵으로 한다는 것이다.

관리할 수 있는 전자문서 즉 파일도 이미지 파일부터 일반 워드프로세서 파일 및 멀티미디어 문서, 전자우편에 이르기 까지 거의 모든 사용가능한 파일들을 관리 대상으로 삼는다.

광파일시스템이 지칭하던 문서관리시스템이 보통명사로서의 문서관리였다면 EDMS는 이러한 특정의 제품군들을 일컫는 고유명사로서의 문서관리시스템을 일컫는 것이다.

이들 문서관리시스템은 각종 범용 애플리케이션에서 생성되는 다양한 문서들을 파일의 종류에 상관없이 통합 관리할 수 있는 것이 가장 큰 특징이다. 전통적인 이미징시스템이나 워크플로우, 전문검색시스템(FTR)과는 별도로 하나의 영역을 차지하며 이들과 함께 EDMS로 통칭하고 있기도 하다.

미국의 전자문서관리 전문 컨설팅업체인 델파이컨설팅그룹이 발표한 최근 자료에 따르면 문서관리 분야는 EDMS라는 테두리 속에 문서관리시스템(Document Management System), 전문검색시스템(Full Text Retrieval), 워크플로우, 이미징시스템 제품군으로 구분해 정의하고 있으며 각 분야별로 전문 시장을 형성하고 있는 것으로 나타났다.

이 가운데 문서관리시스템은 앞서 지적한 대로 문서의 발생에서 폐기에 이르는 문서의 주기를 관리하는 기본 시스템이라 할 수 있다.

전문검색시스템은 저장된 문서의 특정 단어를 검색해주는 검색엔진 부분이며 워크플로는 하나의 작업단위인 워크그룹에서 담당자간에 문서의 흐름을 관리해주는 소프트웨어로 흔히 말하는 전자결재도 이 워크플로의 아주 기본적인 개념으로 볼 수 있다. 이미징시스템은 스캐너를 통해 종이문서를 스캐닝해 저장, 검색하는 것을 포함해 문서의 저장을 중요하게 다루는 분야로 분류하고 있다.

델파이컨설팅 자료에서 특히 주목할 것은 현재 시장 점유율에서는 전통적인 문서관리시스템 개념인 이미징시스템 제품이 전체 시장의 70% 이상을 차지하고 있지만 성장률에서는 문서관리시스템이 향후 연평균 65% 이상의 고성장세를 보일 것으로 전망하고 있다는 것이다.

EDMS는 각 분야별로 전문 영역을 형성하고 있지만 최근의 제품동향은 상호 통합해가는 추세다. 문서관리시스템이 기반시스템으로서 백본의 역할을 담당하고 여기에 워크플로우 및 이미징시스템, 전문검색 시스템의 기능을 상위시스템으로 구축해가고 있는 것이다.

통합문서관리시스템이란 말은 바로 이러한 추세를 반영하면서 등장하고 있는 것이다. 이미징시스템 업체들도 그동안의 전통적인 도면이나 이미지 파일관리 위주에서 일반 사무용 파일들을 지원하는 방향으로 나가고 있어 각 전문 영역별 통합화는 전체적인 대세로 인식되고 있다.

이와관련한 최근의 기술 동향으로는 모든 문서를 전용서버에 두고 클라이언트에서는 웹브라우저만을 이용해 문서를 생성하고 검색할 수 있는 웹지원 기능이 최대 이슈로 등장하고 있는 것을 들 수 있다. 이같은 웹지원 기능은 이미 모든 EDMS공급업체들이 지향하고 있는 바이기도 하다. 이렇게 된다면 과거 이미징,전문색인,워크플로우,문서관리 분야가 각각 분리돼 있었던 것이 무의미해질 수도 있다는 얘기가 된다.

이같은 추세에 따라 국내에서는 과거의 이미징시스템(광파일시스템)이나 문헌정보시스템, 최근의 문서관리시스템이 EDMS로 개념의 통합화를 이루어 가고 있다.

EDMS에서 모든 문서는 문서 생성시 즉시 데이터베이스를 이용해 문서의 색인정보를 저장하고 문서내용은 전문색인시키며 파일자체는 어디에 있든지 상관없이 자유롭게 찾을 수 있도록 지원한다.

문서는 생성 시에 기업문서 저장원리에 따라 색인정보가 데이터베이스에 들어가게 된다. PC에서 외부문서는 스캔하는 이미징시스템을 통해, 팩스문서는 팩스서버에서 바로 색인이 가능하다. 또한 결재문서 및 멀티미디어 그리고 전자우편, 도면 등 모든 문서를 통합 저장하는 시스템을 구축하게 되면 다양한 통로를 이용한 검색이 가능해진다. 앞으로 EDMS의 기술적 추세는 이렇게 저장된 문서들을 어떻게 워크플로우에 적응시킬 지가 핵심과제로 부상할 전망이다.

한편 앞서 델파이컨설팅그룹이 밝힌 것처럼 세계적으로 EDMS시장의 성장은 급속도로 이루어지고 있다. 또 수많은 전문업체들이 제품 개발에 뛰어들면서 시장 경쟁은 갈수록 뜨거워지고 있다.

미국의 경우 문서관리업체들로 구성된 「에임(AIIM:Association for Information and Image Management))」이란 컨소시엄이 구성돼 문서관리분야의 표준화 등을 연구하고 있다. 에임은 매년 「에임 쇼」라는 명칭으로 대규모 EDMS관련 전시회를 개최하고 있다.

뉴욕에서 지난달 15일부터 17일까지 3일동안 개최된 에임쇼에는 모두 3백여개 업체가 참가했으며 EDMS의 표준화와 인터넷 지원 기능이 핫이슈로 등장했다.

국내에서는 지난해 말부터 EDMS가 본격적으로 대두되기 시작했고 올들어서는 이를 도입하려는 대기업들을 중심으로 집중적인 관심이 모아지고 있다.

EDMS를 공급하는 주요 업체들을 보면 미국의 피시닥스, 다큐멘텀, 인터리프, 키파일, 파일넷 등이 꼽힌다. 이들업체들은 이미 지난해 말 국내에 진출을 완료하고 올초부터 대대적인 시장 선점 경쟁에 들어갔다.

또 기존의 국내 광파일시스템 업체들도 관리대상 문서의 범위를 대폭 확대시키며 통합EDMS으로의 변신을 적극 꾀하고 있어 시장 경쟁은 더욱 뜨거워지고 있다.

정부 차원에서도 문서의 전자화를 적극 추진하고 있는 추세여서 시장 수요도 급격히 증가하고 있는 추세다.

종이없는 사무실이라는 기업환경의 대세에 따라 EDMS는 정보산업계에서 새롭게 주목받는 시장으로 급부상할 전망이다.

<김상범 기자>