전산실

보기에도 쾌적한 "서류 없는 사무실"을 구현하고 있다.

한국비료는서류없는 사무실환경을 만들기 위해 광파일전문업체인 네오 테크 의 광파일시스팀인 NT-DMS와 수퍼스타의 전자결재시스팀인 "수퍼스타메일"을 연계해 모든 서류업무를 PC의 화면에서 처리하고 처리된 문서를 자동으로 광 파일의 데이터서버에 저장하는 시스팀을 지난해말 전산실에 설치했다.

현재서울 사무소에 PC 37대, 단말기 8대 등을 PC-LAN으로 묶어 전 자결재와 광파일을 연계해 사용중이다.

울산공장의경우 PC 1백6대와 단말 36대, HP3000 호스트등을 이용해 역시 전자결재와 광파일시스팀을 사용하고있다.

서울과 울산을 데이콤의 광케이블로 연결해 울산에서 보낸 서류를 서울에서 결재하고 울산의 호스트에 보관하는 시스팀을 구축해놓았다. 물론 서울 사무 소와 울산의 공장을 LAN으로 연결, 넷워크를 이용해 문서교환. 결재. 저장을 하고있다. 한국비료는 올해안에 기존의 시스팀에 팩스서버를 추가로 설치할 계획이다.

외부에서팩스로 전송된 문서를 PC화면에서 보고 필요한 조치를 취한뒤 광디스크에 담아놓을 수 있게 할 방침이다.

다시말해PC화면에서 서류를 만들어 상대방 회사에 직접 팩스 송신할수도 있다. 팩스용지를 포함해 종이서류를 만들지도 않고 설령 외부 문서라도 원본 그대로 스캐너로 읽거나 팩스로 받아 광디스크에 보관해 글자 그대로 종이 없는사무실을 실현하겠다는 방침이다.

한국비료가서울사무실 25개의 캐비닛에 보관하고도 넘치는 서류뭉치를 손바닥만한 광 디스크에 담기 시작한 것은 사무환경개선을 통한 경쟁력의 제고가 필요하다는 인식 때문이었다. 기업환경의 다각화로 자꾸만 늘어만 가는 문서 를 짧은 시간안에 처리하고 서류 저장 및 검색에 따른 비용을 줄이자는 생각 이다. 우선 저장 비용면에서 보면 문서 자체를 보관하는 것보다 광파일을 이용하는것이 경제적이라는 설명이다.

A4사이즈의문서를 컬러원본 그대로 광 디스크에 저장하는데 드는 비용은 5원에 불과한 반면 A4복사용지 1장이 8원정도인 점을 감안하면 이것 자체만으로도 비용절감효과가 있는 셈이다.

또한문서의 저장공간을 별도로 확보할 필요가 없다는 이점이 있다.

강남의노른자위 땅에 있는 건물을 임차하고 있는 한국비료 입장에서는 서류 더미의 보관을 위해 서류창고를 만들기에는 임대료부담이 크다는 설명이다.

결국캐비닛이든 파일 박스이든간에 서류뭉치를 사무실에 보관해야 하기 때문에 사무환경을 악화시키고 서류관리의 효율을 떨어뜨리는 결과를 불러올것이란 판단때문에 회사의 기획실에서 광파일시스팀의 도입을 서둘렀다는 것 매일 사무실을 돌아 다니면서 서류파일 뭉치를 없애는 것이 요즘 제가 하는일입니다.경리부를 포함해 서류캐비닛과 파일에 보관된 서류를 스캐너로 읽어 광디스크에 저장하는 일을 독려하기위해 각 부서별로 할당량을 책정해 놓고 매일 체크하고 있습니다" 서울사무소의 부중환기획실과장은 본래의 업무 인 기획을 제쳐 놓고 서류더미와 싸움을 하고있다.

부과장은"캐비닛은 내버려두더라도 쌓여있는 서류파일을 모두 없애고 PC와화분을 놓아두는 책상이 늘어나는만큼 기업의 경쟁력이 강화될 것"이라고 덧붙였다.