한국후지제록스 업무 환경 개선 솔루션을 소개한 ‘Design your work’ 영상 눈길
비핵심 업무로 발생하는 잔업과 외근으로 자리를 비우면서 생기는 업무 공백은 직장인들의 ‘야근’을 부르는 대표 요인이다. 야근을 줄이고 직장인의 삶과 일의 균형을 유지해주는 업무 방식으로 ‘스마트워크’의 도입이 이야기 되고 있지만, 아직 초기 단계라 할 수 있다.
또한 BYOD(Bring Your Own Device) 트렌드로 IT기기를 활용해 업무 환경의 공간 제약을 없애보자는 분위기가 형성되기도 했지만, 보안 문제와 기업에서 제공한 IT기기가 사적인 용도로 사용되는 점 등이 문제로 지적되면서 기업 내 BYOD의 감소세가 뚜렷해지고 있다. 즉, IT기기의 지원으로는 비즈니스 환경 전반이 효율적으로 바뀔 수 없음을 반증한 것이다.
사무실 외부를 비롯해 어느 공간에서나 일 처리가 가능하도록 시스템을 구축하고 복사, 스캔, 번역, 문서정리 등 비핵심 업무를 유기적으로 관리해주는 통합 솔루션의 도입이 필요한 시점이다.
실제로 최근 온라인 상에는 비즈니스 환경을 개선해주는 솔루션을 통해 직장인의 하루가 얼마나 바뀔 수 있는지를 보여주는 영상이 눈길을 끌고 있다. 바로 커뮤니케이션 컨설팅 기업 한국후지제록스에서 제작한 ‘Design your work’이다. 업무 환경을 통합적으로 변화시켜주는 서비스로 스마트워크를 진행 중인 직장인과 그렇지 못한 직장인의 하루를 대조해서 보여줌으로써 후지제록스의 솔루션을 강조했다.
오전 8시, 출근하자마자 외근을 나서는 두 명의 직장인은 오전 중에 매출 보고서를 보내달라는 팀장의 문자를 받는다. 한 명의 직장인은 발길을 사무실로 돌리지만, 다른 한 명은 여유롭게 가던 길을 간다. 이유는 비즈니스 환경에 있다. 사무실로 복귀한 직장인은 본인의 PC가 있을 때에만 일을 처리할 수 있었다. PC 없이는 문서를 확인하는 것조차 불가능했다.
하지만 모든 문서와 팩스 등을 한 곳에서 확인할 수 있는 후지제록스의 클라우드 서비스 ‘워킹폴더(Working folder)’를 사용한 직장인은 태블릿PC나 스마트폰을 통해 언제 어디서나 업무가 가능했다. 외근 중에도 워킹폴더를 통해 문서를 확인하고 공유할 수 있기 때문에 외근으로 업무가 마비되는 상황을 피할 수 있었다.
힘들게 외근을 마치고 사무실에 복귀했는데, 번역을 해달라는 업무가 주어진다면? 대부분의 직장인은 외근으로 체크도 못한 본 업무는 확인조차 못하고, 구글 번역기를 클릭할 것이다. 하지만 ‘스캔번역서비스(Scan translation service)’를 사용하면 어려운 외래어를 검색할 필요 없이 스캔만으로 번역을 끝낼 수 있다.
번역 문서를 복합기로 스캔만 하면 문서 레이아웃이나 이미지 위치를 그대로 유지한 채 문자 부분만 영어, 일본어, 중국어, 한국어 4개 언어로 번역할 수 있다. 번역의 완성도를 높이면서 번역에 투자되는 시간도 효과적으로 줄일 수 있다.
또한 비핵심 업무를 줄이기 위해서는 폴더 정리가 잘 되어 있어야 한다. 직장인이라면 필요한 문서를 찾기 위해 시간을 허비한 경험이 누구나 있을 것이다. 영상에는 특정 문서를 찾아달라는 선배의 갑작스런 요청에 상반된 모습을 보이는 직장인의 모습이 나온다. 문서를 찾기 위해 마우스를 클릭하며 허둥지둥 되는 직장인이 있는 반면, 당황하지 않고 일을 처리하는 직장인도 있다.
문서를 찾는데 시간을 허비하지 않는 직장인은 모든 문서를 단일 포맷으로 관리할 수 있는 문서관리 소프트웨어인 다큐웍스(DocuWorks)를 사용했다. 다큐웍스를 사용하면, 워드, 엑셀, 파워포인트, PDF 등 모든 파일을 다큐웍스에서 한 번에 열 수 있고, 편집이 불가능했던 PDF까지도 필요한 내용을 발췌해서 쓰는 등의 편집을 할 수 있다. 이외에도 문서의 중요도에 따라 읽기, 복사, 쓰기, 출력 등 디테일하게 보안 등급을 걸어 놓을 수 있는 점도 보안이 중요해진 시기에 꼭 필요한 기능이라 할 수 있다.
직장인의 일상을 변화시킨 다양한 솔루션을 소개한 영상은 디지털, 모바일 시대에 더욱 효율적이고 생산적으로 일할 수 있는 최적의 스마트워크 서비스를 제공하는 한국후지제록스의 비전을 강조하며 마무리된다.
한국후지제록스 김용석 전략마케팅실장은 “한국후지제록스의 다양한 오피스 솔루션은 직장인들의 스마트워크를 실현시켜 주는 혁신적인 서비스다”라며 “많은 고객들이 이 영상을 통해 스마트워크가 직장인의 비즈니스 환경과 업무 효율도 향상에 얼마나 큰 영향을 미치는지 확인하는 기회가 되길 바란다.”라고 밝혔다.
온라인뉴스팀
