대부분의 기업들은 다양한 영역에서 전자문서 기반의 업무 환경을 구축하고 업무 프로세스 대부분을 인터넷과 온라인에서 커뮤니케이션하고 있다. 하지만 실무에서는 보고서를 검토하거나 자료를 배포할 때, 정보를 수집할 때 등의 상황 시 거의 종이로 출력해서 업무를 진행하는 것이 현실이다.
국내 IT 전문 조사기관인 KRG(Knowledge Research Group)가 국내 주요 기업의 IT매니저들을 대상으로 매년 실시하고 있는 ‘기업 IT투자 계획’ 조사에 따르면 현재 국내 기업의 핵심 경영 이슈는 비용 절감과 내부 업무 프로세스의 효율성 제고로 나타났다. 많은 기업은 ERP·DW·CRM 등 기간 애플리케이션 투자는 물론이고 비용 절감과 업무 효율과 같은 현안 해결을 위해서 지속적으로 투자를 단행하고 있다.
하지만 이러한 전략 솔루션들이 표준화된 통합 문서 기반에서 연계되지 못해 적잖은 문제가 발생하고 있다. 기업 중 66.4%는 현재의 기업 문서 환경에 문제점이 있음을 인식하고 있었다. 상당수 국내 기업이 현재의 기업 문서 환경의 문제점에 노출돼 있으며 전자화 이전과 다른 새로운 문제점이 대두되고 있는 상황이다.
구체적으로 대부분의 기업은 지속적인 투자에도 불구하고 표준화와 보안, 협업, 저장 및 통합 관리 등 전자문서 환경에서 많은 어려움을 겪고 있다. 기업 규모가 크고 업무 프로세스가 복잡할수록 기업의 통합 문서 관리의 중요성이 더해지고 있는 것이다.
이는 전자문서 간 포맷과 플랫폼의 차이로 인해 원활한 협업이 이루어지지 않거나 전자문서를 효율적으로 관리하고 공동 작업할 수 있는 적절한 도구의 부재에서 그 원인을 찾을 수 있다. 수없이 많은 정보가 생성·교환되는 현재의 기업 환경 속에서 어떻게 효과적으로 정보를 관리하고 커뮤니케이션하는지는 기업 경쟁력에 직결되는 요소기 때문에 효율적인 전자문서 관리 및 협업 솔루션이 주목받고 있다.
이제 기업들은 전자문서 환경 개선을 위해 표준화와 보안, 협업, 저장 및 통합 관리를 위한 기반을 다져야 한다. 먼저 기업의 다양한 포맷 문서와 데이터의 통합, 그리고 표준화의 필요성이 대두되고, 업무 프로세스와 기업문서와의 연계 강화로써 업무 효율성 제고 노력이 가속화되고 있는 상황에서 내부문서의 통합과 표준화 체계를 갖춰야 한다.
또 전자문서가 종이문서에 비해 보안에 취약하고 내부 기밀문서 유출사고도 빈번하게 나타나고 있다. 기업들의 DRM 등의 문서 보안 투자는 아직까지 낮은 수준인 상황으로, 기업은 보안 투자 강화에도 나서야 한다. 이와 함께 커뮤니케이션의 활성화와 업무 협업의 중요성이 점차 늘어나면서 기업 내외부 간의 협업 및 커뮤니케이션 활성화를 위한 투자가 진행돼야 한다.
이런 시점에서 주목받고 있는 어도비 애크러뱃은 대표적인 전자문서 포맷인 어도비 PDF를 사용, 단순히 문서를 PDF 파일로 변환하는 것을 넘어 문서를 취합하거나 공유, 협업, 서식 작성 및 배포, 문서 보안 등 다양한 전자 문서 업무를 애크러뱃이라는 하나의 환경에서 모두 가능하게 한다.
또 PDF 문서의 높은 보안 수준은 기업 기밀 유출 우려를 감소시켜 잠재적인 위험과 피해를 최소화할 것으로 기대된다. 특히 숨겨진 메타데이터의 관리 및 제어로 기업 보안 수준을 한 차원 다르게 업그레이드할 수 있다.
실제로 범용성과 보안성이 높은 PDF 문서의 적용 사례가 크게 증가하고 있다. 국내에서는 XML·PDF 등이 국제적인 범용표준 포맷의 활용을 권장하기 위해 한국전자거래진흥원 표준 전자문서로 제정됐다. 또 전자문서에 의한 종이문서의 대체 및 전자문서의 이용을 촉진하고 전자문서의 효력을 광범위하게 인정할 수 있는 ‘공인전자문서보관소’ 제도를 도입해 전자거래기본법이 개정(2006년 12월)됐다. 그리고 국가 핵심기술 유출에 관한 처벌이 강화되고 대기업들의 보안이 강화되면서 R&D 부문에서 PDF의 사용과 활용이 점차 증가하고 있는 가운데 산업기술의 유출방지 및 보호에 관한 법률(2007년 3월)이 시행되고 있다.
국가기록원은 ‘전자기록물 영구보존’ 기술로 PDF/A(2006년 6월)를 채택, 기록물관리시스템에서 영구보존 대상문서는 변환모듈을 거쳐 PDF/A 포맷으로 변환해 관리하고 있으며 국회와 식약청·건강보험·국방 등의 공공기관에서는 보편적으로 PDF문서를 사용하고 있다. 올해 기업마다 경영키워드로 혁신을 내세우고 있다. 다양한 혁신 방안 중에서도 기업 내 전자 문서 환경의 혁신으로 기업의 경쟁력을 제고하고 비용을 절감시킬 수 있다. 이런 측면에서 기업의 고민과 요구를 충족시킬 수 있는 기업 혁신의 방안을 강구해야 할 때다.
지준영 한국어도비시스템즈 사장 jjee@adobe.com
