[e테크]공급자 관계관리(SRM)-계약관리

공급업체를 관리하는데 있어 계약이 가장 중요한 부분임에도 불구하고 대부분의 기업체는 계약을 관리하는 공식적인 체제를 갖추고 있지 않다. 이런 체제가 없으면 계약이나 공급업체와의 관계에서 충분한 성과를 거두지 못하는 것은 당연하다. 대부분의 기업체가 계약관리를 지원하는 체제를 갖추지 않고 있다는 것은 물품구매의 중요성을 과소 평가한다는 것을 뜻한다.

　과거에는 많은 기업체가 구매기능을 경쟁력과 수익성의 원천으로 인식하지 않고 단순한 행정요식 행위로 취급했다. 그러다가 지난 2000년부터 불어닥친 B2B 전자상거래, 전자구매, e마켓플레이스 등의 바람으로 구매에 대한 인식이 크게 달라졌다. 그 이전까지는 기업의 사장이 자기회사 구매담당 책임자 이름조차 몰랐으나 최근에는 구매담당 책임자의 직급을 높이고 대기업은 임원급을 임명하고 있다. 이런 추세는 앞으로 지속돼 오는 2007년 말까지 세계 2000대 기업 중 최소 50%가 임원급 구매담당 책임자를 임명할 것으로 예상된다.

　이처럼 구매의 중요성에 대한 인식이 높아짐에 따라 기업은 구매기능 관리를 더욱 체계적으로 추진해야 할 것이다. 이를 위해 기업은 계약 관리 과정을 평가하고 사업계획과 업무를 계약을 중심으로 처리해야 한다. 더구나 기업이 소싱과 구매체제를 성숙시키기 시작하는 단계에서는 계약 관리가 더욱 중요하다. 이런 점에서 계약 관리는 단순한 공급업체와의 계약을 관리하는 데 그치는 것이 아니라는 것을 알 수 있다.

　특히 SRM의 계약관리에 대한 의존도가 점차 커질 것으로 보인다. 따라서 SRM의 성패는 계약관리에 달려 있다고 해도 지나치지 않을 것이다. 하지만 정보기술(IT) 측면에서 볼 때 계약관리는 그리 쉬운 일이 아니다. 계약관리 프로그램은 복잡한 소싱 상담결과를 포착해 그 내용을 여러 업체의 복잡한 구매처리 과정에 제공해야 하기 때문이다.

　계약의 유효기간 전반에 걸쳐 계약조건 이행 여부를 확인하기 위해서는 계약관리 자동화 프로그램에 추출, 개작, 데이터 저장 등의 기능이 있어야 한다. 또 계약관리 응용 프로그램은 단순한 물품 구입에서부터 사업에 매우 중요한 장기 계약에 이르기까지 다양한 수준의 계약을 지원할 수 있어야 한다. 이밖에 계약관리 프로그램은 계약조건이 충실히 그리고 정확하게 이행되는지를 확인하는 기능과 경보 및 분쟁 해결 기능도 있어야 한다.

　하지만 이런 여러가지 기능이 있다하더라도 그것만 가지고는 SRM 체제에서 계약관리를 충분히 지원할 수 없고 기술 서비스, 플랫폼 등 지속적인 계약관리 환경을 제공하는 인프라가 있어야 한다. 인프라를 위해서는 적어도 대규모 문서관리, 업무흐름, 파일관리, 공급업체 및 중개업체 확인, 제품 데이터의 체계적 지원, 검색, 다중 검색 메커니즘 등에 필요한 프로그램이 있어야 한다.

　기업이 공급업체와의 관계를 체계적으로 관리하면 공급업체가 효과적인 파트너의 역할을 할 것이다. SRM 담당자들은 계약을 관리하기 위한 처리과정과 체계에 관한 충분한 정보에 접할 수 있어야 한다. 그래야만 계약관리가 효율적으로 이루어질 수 있을 것이다.