관련 통계자료 다운로드 문서 관련 업무 소요 시간 어도비시스템wm와 IDC가 세계 1200명 사무직 근로자(information worker)와 IT 전문가를 대상으로 실시한 설문조사 결과에 따르면 개인 생산성 격차·협업의 비효율성·모바일 디바이스를 통한 업무 한계 등으로 근로자당 주평균 13시간을 낭비하고 있는 것으로 나타났다. 이는 연간 약 2만달러에 달하는 것으로 업무 생산성 측면에서 20% 이상 감소하는 것이다. 직원이 1000명 이상인 기업이 이러한 시간 낭비 문제를 해결하면 213명 신규 직원을 고용하는 것과 동일한 효과를 본다.
조사 결과 사무직 근로자들은 정보 검색 및 수집 등의 `문서 작성 및 관리`에 업무 시간의 절반을 소요했다. 또 협업과 관련된 문서업무 중 `문서 리뷰 및 승인`에 시간을 많이 사용하는 것으로 드러났다.
기업이 개인 생산성과 협업 관련 애플리케이션에 투자를 단행하고 있음에도 근로자들은 문서 관련 업무에 여전히 많은 어려움을 겪고 있다. 실제로 조사에서도 문서 관련 개인 생산성 업무에 주당 11.2시간을 쓰는 것으로 나타났다. 피드백 수집 및 통합(3.5시간), 종이문서 관련 문제 및 시간 낭비(3.5시간), 문서 검색(2.3시간), 찾을 수 없는 문서 재생성 작업(2.0시간)이 해당됐다.
문서 관련 협업 이슈로는 피드백 수집 및 통합(3.8시간), 서식 데이터 통합(3.4시간), 피드백 해독(3.1시간), 버전 통제 문제(1.9시간) 등 주당 총 12.2시간이 낭비되고 있다.
사무직 근로자들은 개인 생산성 관련 △문서 파일화 및 아카이빙 △문서 제작 관련된 기업 정책 준수 기능이 필요하다고 응답했다. 또 △모바일기기에서도 동일하게 문서가 보이는 기능 △모바일로 문서 접속이 가능한 기능 △모바일에서도 문서 코멘트를 달 수 있는 기능 순으로 요구가 높았다.
어도비시스템즈 측은 이번 설문조사 결과를 바탕으로 IT부서가 사무직 근로자의 생산성 이슈를 해결하고, 문서업무를 보다 쉽게 지원하는 PDF와 같은 솔루션을 고려해야 한다고 강조했다. PDF는 보안 위협 노출을 낮추고 관리업무에 시간 낭비를 최소화할 수 있다. 또 기업의 협업 애플리케이션 투자를 보완하고, 추가 투자비용을 최소화할 수 있다.
PDF의 대표 솔루션인 어도비시스템즈의 아크로뱃은 언제든지 동일한 방식으로 신속하게 PDF 파일에 보안 적용, 워터마크 추가, 모바일 최적화 등 기업에서 반복적으로 수행하는 문서 처리 작업을 자동화해준다. 또 공유 검토 기능을 사용하면 여러 검토자의 의견을 내보내거나 이메일로 전송하고 가져와야 하는 번거로운 작업을 없애준다.
어도비 측 관계자는 “개인 사용자와 기업은 아크로뱃으로 혁신적인 비즈니스 커뮤니케이션을 제작, 전달할 수 있다”며 “커뮤니케이션을 한 차원 높이고 업무 생산성을 향상시킬 수 있는 가장 효과적인 방법”이라고 설명했다.
성현희기자 sunghh@etnews.com
