기업에서 만들어지는 대부분 전자문서는 기업 활동의 핵심 결과물이자 보이지 않는 자산입니다. 기업 연구개발 결과물이나 경영활동 수치, 미래 전략 등이 고스란히 담겨 있기 때문이지요. 전자문서를 어떻게 관리하고 활용하느냐는 기업 성공과 실패를 좌우하는 중요한 부분으로 문서 관리 어려움은 규모에 관계없이 대부분 기업에서 공통적으로 느끼고 있는 부분입니다. 이를 위한 해결책으로 등장한 것이 바로 최근 몇 년 전부터 화두로 등장한 `문서중앙화`입니다. 기업 안팎의 보안을 강화해 주고 사내 업무 협동을 활발하게 해주는 문서중앙화에 대해 알아보도록 하겠습니다.
Q: 문서중앙화란 무엇입니까?
A: 문서중앙화란 한마디로 직원의 업무 문서를 모두 한곳에 모아두고 함께 사용하는 전자도서관이라고 생각하면 쉽습니다. 즉 개인 PC에서 작성된 문서를 PC가 아닌 중앙 서버에 저장하거나 PC 자체를 가상화해서 중앙에서 관리하는 방식을 말합니다. 회사 업무를 하면서 계약서·보고서·설계도 등 기업의 중요한 데이터를 직원 개인PC 안에 방치해 두면 PC 상의 정보를 누군가 외부로 빼돌리거나 외부 해킹 등으로 정보가 유출되는 사고가 생길 수 있습니다. 이에 대비해 기업에서 보다 안전하고 효율적으로 자사 문서를 중앙 저장시스템에 모아두고, 이 문서를 손쉽게 찾을 수 있도록 체계적으로 만든 시스템이 바로 문서중앙화랍니다.
Q: 문서중앙화는 기업 내에서 어떻게 활용되고 있습니까?
A: 지난 2009년 문서중앙화를 가장 먼저 도입한 포스코는 직원이 업무 과정에서 만든 모든 문서를 개인 PC가 아닌 중앙 서버에 저장하게 했습니다. 관리해야 하는 문서 창고를 하나로 만들고 중복되거나 오래된 문서를 제거하여 IT부분 낭비를 획기적으로 절감하게 된 것이죠. 도입 후 1년여 만에 자체 시행한 조사결과에 따르면 문서중앙화로 문서활용 비율이 9배나 높아졌고 직원 81%가 문서관리 혁신이 `업무에 도움이 된다`는 반응을 보였습니다.
이 밖에 LG디스플레이는 문서 중요도에 따라 자동 저장되는 시스템을 마련했는데요. 저장된 문서를 때와 장소 제약 없이 언제든지 접근할 수 있는 스마트 오피스와 비슷한 개념입니다. 개인 PC에만 보관되었던 데이터를 스마트폰이나 스마트패드로 회사 밖에서도 열람할 수 있게 되면서 내가 저장한 정보는 누구나 볼 수 있다는 생각에 자체적으로 보안이 강화되는 효과까지 얻게 된 것이지요.
Q: 문서중앙화도 점점 발전하는 모습을 보이고 있는데요.
A: 최근 들어 문서중앙화는 단순히 사내 문서를 집중 관리하는 것이 아닌 업무 프로세스 혁신 사업으로 발전하고 있습니다. 쉽게 말하면 문서보관 관점을 넘어 문서 업무 흐름까지 함께 관리하는 것이지요. 그 중심에 있는 것이 바로 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템(ECM)으로 이는 기업에서 생산과 유통되는 모든 문서를 체계적으로 관리해 보안을 강화하고 협업을 보다 쉽게 만듭니다. 더 나아가서 기업에서 진행하고 있는 각 프로젝트 별로 개별 관리되던 문서관리시스템을 업무의 흐름에 맞추어 통합시켜 시스템 성능을 향상시키는 방법입니다. 이런 추세에 따라 최근엔 스토리지 회사 한국EMC의 `다큐멘텀`과 같이 ECM을 위한 전문 솔루션이 인기를 끌고 있습니다.
Q: 그렇다면 문서중앙화를 도입하는 기업이 점차 많아질 것으로 예상되는데요.
A: 본래 공공기관과 대기업이 주 고객이던 문서중앙화는 중소기업으로 빠르게 확산되고 있습니다. 중소기업이지만 대량의 주요 고객정보를 가지고 있거나 이미 연구개발과 관련해서 많은 핵심기술 정보를 보유하고 있는 경우 자사의 데이터를 보다 안전하고 효율적으로 관리하고 싶기 때문이죠. 또한 대기업과 협력관계에 있는 중소기업도 문서중앙화에 관심을 보이고 있습니다.
특히 내부 유출 방지에 많은 관심을 갖고 있는 제조, 금융권은 물론이고 국방분야 중소기업이 다양한 분야에서 문서중앙화 솔루션을 검토하고 있는 상황이라 시장의 요구도 지속적으로 증가할 전망입니다.
·주최:전자신문 ·후원:교육과학기술부, 한국교육학술정보원
[관련도서]
◇`클라우드 컴퓨팅과 스피드경영` 마이클 휴고스 지음, 나남 펴냄
문서중앙화의 방식 중 하나인 서버 기반 컴퓨팅(SBC), 가상 데스크톱(VDI) 등을 아우르는 클라우드 컴퓨팅이 회사에서 어떻게 활용되는지를 상세하게 소개했다. 클라우드 컴퓨팅의 정의와 구분, 도입 전략, 교훈 등을 구체적으로 공개한다. 클라우드 컴퓨팅의 최대 이슈인 보안 해결방안도 기술하고 있다. 단순히 기술 측면만을 소개하는 게 아니라 기업 경영에 적용하기 위해서 인식전환 등 필수 사항들도 이야기하고 있다. 그리고 클라우드 컴퓨팅이 사회에 미칠 영향력을 구체적으로 전망했다.
◇`기업위기 시스템으로 이겨라` 정용민 지음, 프리뷰 펴냄
시스템 경영으로 위기를 극복하고 혁신을 이룰 수 있는 방안을 담았다. 컨설턴트인 저자가 현장에서 보고 들은 내용들을 매뉴얼로 정리했다. 소설 형식을 빌려 딱딱한 경제경영서의 느낌을 탈피했다. 저자는 다섯 가지 핵심전략을 내놓고 있다. 특히 담당자에게 권한을 부여하고 내부조직의 현실적 반발을 경계하라는 내용은 문서중앙화에 따른 내부 반발 시 참고할 만하다. 저자는 국내 대표 위기관리 커뮤니케이션 컨설턴트로 한진해운, STX그룹, SK그룹, 필립스 등 2백 곳이 넘는 국내외 기업과 조직을 대상으로 컨설팅과 트레이닝 서비스를 제공했다.
안호천기자 hcan@etnews.com
