[양형남의 에듀Will-be] <187>불필요한 업무의 효율적 관리 방법

　“박 대리, 전략기획팀에서 성과보고서를 작성해야 하는데 관련 데이터를 우리 팀에 요청했네. 자네가 데이터를 찾아 전달해 줬으면 좋겠어.” 팀장 지시에 박성준 대리는 ‘나 외에도 맡길만한 사람이 많은데 왜 나에게만 일을 시키는 거야’하며 불만스럽지만 말없이 일을 맡는다. 한편으로는 “박 대리가 우리 팀에서 일을 제일 빨리 처리하잖아 부탁해”라는 팀장의 칭찬이 싫지만은 않다.

　직장생활을 하다 보면 예상치 못하게 불필요한 업무를 맡게 될 때가 있다. ‘이 일을 왜 내가 맡아야 하지’ 하며 불만을 갖기도 하지만 팀장의 지시라 혹은 부탁을 거절하기가 어려워서 억지로 맡게 될 때도 적지 않다. 적정수준에서 일을 처리해 주는 것은 문제될 것이 없지만 그 정도가 지나치다 보면 주객이 전도돼 나중에는 자신이 맡고 있는 일보다 기타 외적인 일을 처리하는데 시간을 더 많이 쓸게 될 수도 있어 주의가 필요하다.

　불필요한 업무가 많이 들어오고 있다는 생각이 든다면 가장 먼저 자신의 위치를 점검해 볼 필요가 있다. 포지셔닝이 제대로 되어 있지 않을 경우 이러 저러한 일을 많이 맡게 될 가능성이 크기 때문이다. 정말 열심히 일했는데 나중에 도대체 한일이 뭐가 있냐는 말을 듣지 않으려면 자신의 위치와 담당업무를 확실히 해 두어야 한다.

　한번 하게 된 업무는 그 후로도 계속해서 맡게 될 경우가 많기 때문에 업무를 맡을 때 이 일이 내게 어느 정도의 도움이 되는가를 한번 생각해 보는 것이 좋다. 전혀 도움이 되지 않는 일이라면 적정 수준에서 거절을 할 줄 아는 처세도 필요하다. 그 밖에 타 부서에서 들어오는 업무는 반드시 팀장을 거쳐 업무를 받도록 한다. 그렇지 않으면 팀장은 팀원이 어떤 부분에서 어떻게 협업을 해주는지 모르기 때문에 업무조율을 해주기가 어렵고 또 자신을 무시했다는 오해를 하게 되는 역효과를 초래할 수도 있기 때문이다.

　불필요한 업무라고 해서 무조건 ‘No’하는 것도 좋지 않다. 자칫 이기적으로 보여 안 좋은 평판을 얻을 수도 있다. 자신의 업무에 무리가 가지 않는 선에서 적절하게 기타 업무를 조율할 줄 아는 지혜를 발휘해 보자.

　에듀윌 양형남 대표 ceo@eduwill.net