시스템 운영 이관 및 변경관리시 ‘문서화’ 작업 필수
글로벌싱글인스턴스(GSI) 전사적자원관리(ERP) 시스템의 리스크를 예방하기 위한 대응책도 중요하지만, 시스템 수정작업이 이 같은 리스크의 원인이 된다는 점을 고려해야 한다고 전문가들은 지적한다.
삼성전자의 경우 일부 시스템을 수정한 후 해당 업무가 아닌 전혀 다른 업무 및 수치 정보에 오류가 생기기도 했다. ERP 시스템의 성격상 시스템 오류가 발생할 경우 비즈니스에 직접적 타격을 주는 경우가 비일비재하다. 문제는 많은 경우 원인 파악 자체가 어렵다는 데 있다.
특히 시스템 구축에 참여했던 핵심 인력들이 빠져나가면서 운영 인력이 시스템 수정작업을 하는 경우가 많은데, 이 과정에서 문제가 발생하기도 한다. GSI ERP를 구축한 일부 글로벌 기업들이 이런 어려움을 호소하고 있다.
전 세계 사업부문별로 구축된 싱글인스턴스 ERP시스템을 하나로 묶는 작업을 추진 중인 필립스전자도 동일한 어려움을 겪고 있다. 김경석 필립스전자 상무는 “시스템 구축에 참여했던 주요 인력이 빠져나간 후 유지보수를 담당하기 위해 남아있는 시스템 운영 인력들이 ERP 시스템을 수정하곤 한다”면서 “시스템 구축 인력들이 문서화 작업을 명확하게 해놓지 않은 상황에서 새로운 담당자가 배정되기도 하고, 프로세스 변경에 따라 애플리케이션 소스를 바꾼 경우 이 과정을 문서화해 놓지 않아 다시 시스템을 변경해야 할 때 심각한 문제로 이어질 가능성도 배제할 수 없다”고 말했다. 이 때문에 시스템 수정 자체를 꺼리게 되는 문제가 발생한다. 또 제때 수정이 이뤄지지 않아 결국 사용자 편의성이 떨어지고 시스템 사용률이 저하될 가능성도 있다.
전문가들은 “이를 위한 해결책은 시스템을 수정할 때마다 소스 하나에 이르기까지 시스템 수정 이력을 모두 문서화하고 다음 담당자에 이관하는 체계를 마련해야 한다”고 입을 모은다. 시스템 수정 이유와 과정 등을 가능한 자세히 명기해야 한다는 것이다.
개발팀이 운영팀에 매뉴얼을 이관할때 당연히 이런 원칙을 지켜야 하며, 업무 담당자가 변경될 경우 완전히 이해한 상황에서 업무 이관이 이뤄져야 한다. 이렇게 문서화된 자료들을 통합 관리 및 검색할 수 있도록 함으로써 수정 작업시 발생할 수 있는 오류를 점차 줄여갈 수 있도록 하는 것도 중요하다.
유효정기자 hjyou@etnews.co.kr
