관련 통계자료 다운로드 통합된 구매 자동화 시스템 개념도 지난 2년 동안 대다수 기업은 유례 없이 어려운 시간을 보냈다. 매출 성장은 둔화되고 기업 내외부의 어려운 환경은 전반적인 기업 활동을 압박했다. 많은 선진 기업은 이 같은 어려운 환경 속에서 외형적 성장보다는 내부 혁신으로 안정적이고 내실 있는 성장을 도모했다. 이 가운데 가장 돋보이는 것이 구매 부분의 혁신이다.
기업 성장의 척도는 크게 매출과 수익성으로 가늠할 수 있다. 최근 많은 기업이 수익성 증진을 기업 성장의 척도로 바라보고 있다. 수익성을 높이기 위해서는 매출을 늘이는 방법과 지출을 줄이는 방법이 있다. 그러나 앞서 말한 것처럼 매출 성장은 어느 정도 한계에 이르렀고 결국 지출을 줄이는 방법이 수익성을 증진시키는 좋은 대안으로 떠오르고 있다.
기업의 지출, 특히 제조업체의 경우 60∼70% 이상의 지출이 구매 활동에서 발생한다. 바꿔 말하면 구매 지출을 얼마만큼 효율적으로 관리하고 절감하는지가 기업의 수익성을 결정짓는다고 볼 수 있다. 표1은 10억달러 매출 기업이 지출을 5% 절감한 경우와 매출을 5% 증가시켰을 경우 실제 기업 수익성에 어떤 영향을 미치는지 보여준다. 지출 절감이 매출 증가보다 40% 정도 더 많은 수익을 가져다 주는 것을 알 수 있다. 표2는 지난 몇 년간 다양한 산업을 대표하는 기업의 구매 혁신 사례를 나타낸다. 종합해보면 크게 조직, 프로세스 그리고 시스템 세 가지의 관점에서 많은 혁신 활동이 이뤄지는 것을 알 수 있다.
◇하이브리드형 구매 조직 선호=구매 조직은 산업의 특성, 기업의 구매 전략 등에 따라 △사업부 또는 사업군별 별도의 구매 조직에서 소싱 및 조달을 수행하는 연합구매조직(Federated Procurement Organization) △기업 내 단일 구매 조직이 통합 소싱 및 통합 조달을 수행하는 중앙 구매 조직(Centralized Procurement Organization) △기업 내 단일 소싱 조직의 통합 소싱 후 사업부 또는 사업군별 별도의 구매 조직으로 개별 조달을 수행하는 하이브리드 조직(Center-led Procurement (Hybrid Organization) 크게 3가지 조직 모델로 구분된다.
최근 많은 기업이 점차 하이브리드 모델을 적용하고 있다. 전체 기업 관점에서 구매 부문의 중앙 집중적 조정이 요구되던 과거에는 중앙 구매 조직 모델이 각광을 받았다. 그러나 실제 많은 기업은 이 같은 모델 내에서 각 사업부 또는 사업군의 다양한 구매 요구를 신속하고 효율적으로 대응하기 어려웠다. 이 같은 어려움을 해결할 수 있는 방안이 하이브리드 모델이다. 하이브리드 모델은 기업 전체에서 요구하는 다양한 구매 요구 사항에 대해 기업 중앙에서 단일하게 통합 소싱을 수행한 후 개별 사업부 또는 사업군별 환경에 맞춘 조달 구매 활동을 실행한다. 이러한 운영 모델로 기업은 전사 관점의 구매력(Buying Power)을 활용해 구매 단가를 최적화하고 각 사업부 또는 사업군별 특수성에 유연하게 대응할 수 있다.
◇구매 프로세스에 ‘전략 구매’ 요구 강화=과거 구매 프로세스 혁신은 주로 전략 구매, 개발 구매, 조달 구매 등 큰 프로세스 체인 위주로 이뤄져 왔다. 그러나 지난 몇 년간의 흐름은 큰 프로세스 위주의 접근보다는 세부 프로세스 영역에 대한 전략적인 접근으로 실질적이고 기업이 추구하는 전략에 더욱 부합되는 방향으로 혁신이 진행되고 있다. 또 기업이 처한 현실적인 어려움에 대한 근본적인 대응을 위해 전략 구매 업무 요구가 커지고 있다. 이러한 요구는 아래와 같은 최근의 대표적인 프로세스 혁신 영역에서 나타나고 있다.
▲지출 분석:기업 전체의 다양한 지출 정보에 대한 다차원 분석으로 구매 지출 가시성 확보 및 지출 절감 기회 도출
▲전략적 업체 관리:공급업체별 특성에 따라 다양한 평가, 분석 및 공급 업체 프로파일 관리로 안정적 공급 능력 확보
▲전략적 소싱:기업 전체 구매 요구 사항에 대한 품목별 특화된 구매 전략 기반의 소싱 활동으로 기업 운영 전략에 가장 부합하는 최적의 업체 발굴
▲업체 협업:기업 생산 환경 특성 및 구매 품목 특성 기준의 다양한 협업 시나리오를 기반으로 업체와 신속하고 효율적인 협업 파트너십 구축
▲구매 인텔리전스 관리:다양한 소스를 통한 내부 구매 환경 및 외부 구매 시장 정보를 기반으로 시장 환경을 예측하고 위험 요소의 사전 대응 능력 강화
▲업체 평가 관리:업체별 다양한 업체 평가 지표를 기반으로 업체의 정량적/정성적인 평가로 차별화된 운영 전략 및 지원/육성책 운영
◇구매 프로세스를 단일 환경으로 구축=구매 시스템 혁신은 세부 기능 영역의 전문성 강화와 전체 시스템의 단순화 및 통합화가 동시에 일어나는 모습을 보이고 있다.
많은 기업이 과거 구매 개별 프로세스 영역 혹은 기능 영역에 대해 개별 시스템을 구축했지만 결국은 업무 프로세스 및 데이터 연계의 어려움 그리고 전체 총소유비용(TCO) 증가라는 경제적 부담이 늘어나는 문제점이 나타났다.
새롭게 구축되는 구매 시스템은 주로 웹 환경을 바탕으로 한다. 구매 업무 자동화 및 전략적 의사 결정 지원을 근간으로 △구매 분석 △소싱 △계약 관리 △조달 △업체 협업 등 구매 프로세스 전반을 단일 환경에서 구축하고 있다. 이런 단일 환경은 기업 전체 구매 조직 및 구매 프로세스의 표준화를 구현하며 구매 전체의 조정 능력을 가능하게 한다. 또 각 사업부 및 사업군별 특화된 업무 프로세스를 유연하게 지원하기 위해 워크플로 기능과 리포팅 기능을 동시에 탑재한다.
구매 시스템은 △지출 데이터 관리(지출 정보 분석, 지출 데이터 취합, 클린징 및 재분류) △소싱 플랫폼(전자 입찰/경매, 업체 협상 및 업체 선정) △계약 관리(계약 작성, 계약 협업, 계약 실행 및 모니터링) △조달 실행(구매 요청, 승인, 입고/검수 및 대금 결제/지급) △업체 평가 관리(정성적/정량적 업체 실적 평가 및 업체 지원/육성 관리) 등의 주요 수행 기능을 제공한다.
구매 혁신은 구매 조직의 변경, 새로운 구매 프로세스의 도입, 새로운 시스템의 구축 등으로 많은 기업이 언제나 어려움을 느끼는 부분이다.
구매 혁신을 성공적으로 수행하고 그 결과물이 기업에 효과적으로 정착되기 위해서는 최고경영층의 혁신에 대한 강한 의지와 지원이 필요하고, 최고경영층이 직접 신규 구매 조직을 운영해야 한다.
그리고 기업 목표와 연계되는 구매 전략을 수립해 지속적인 관리를 해야 하며, 다양한 업무 조직과 연계되는 상호 교차 기능(Cross Functional) 구매 조직을 구성하는 것이 바람직하다. 또 구매 조직 및 연관된 다양한 업무 조직에 공통된 평가 지표 및 인센티브 체계를 도입하고, 기업 전체 구매 프로세스를 아우르는 구매 시스템 환경을 확보해야 한다.
구매혁신-권순영 SAP코리아 산업솔루션담당 위원
soon.young.kwon@sap.com
