<열린마당> 지식경영의 IT 패러다임 "EDMS"

김동열 트라이튼테크 사장

　20세기 산업사회에서 21세기 지식사회로 패러다임의 대전환이 이루어지고 있다. 다가오는 지식사회에서는 지식을 효과적으로 활용하는 조직만이 살아남을 것으로 예측되며, 지식의 축적과 활용은 기업의 생존을 가늠하게 될 것으로 보인다.

　기업경영기법에 있어서도 지식경영은 이러한 환경변화에 따라 빠른 속도로 저변을 확대해 나가고 있다.

　지식경영이란 조직화하기 어려운 지식노동자 즉, 사람(Employee’s Brain)과 지식의 비정형 산출물(Paper Documentation, Electric Documentation)을 어떻게 체계적으로 축적·통합·공유·활용·평가할 수 있는가의 문제다. 다시 말해 기업의 총체적인 지식정보를 새로운 지식으로 끊임없이 재창출하고, 창출된 지식정보를 축적·공유·활용해 또다시 새로운 지식으로 전이하는 모든 과정을 「시스템화」하는 것을 의미한다.

　정보기술(IT) 측면에서 본다면 지식경영의 명제에 대한 가장 구체적인 접근법은 지식관리시스템(KMS:Knowledge Management System)의 구현이라고 할 수 있다. 사실 최근 IT업계의 가장 큰 화두는 KMS라고 해도 과언이 아닐 것이다. SI업체를 비롯해 전문개발업체에 이르기까지 자신의 솔루션이 KMS라고 주장할 만큼 KMS의 구축은 IT업계의 임무이며 목표가 되고 있다.

　하지만 KMS를 어떠한 관점에서 접근할 것인지, KMS 구축의 요소기술이라고 하는 여러 응용기술 중에서 어떤 요소기술을 기반으로 구축해야 하는지에 대한 가이드라인이 혼재돼 있는 실정이다. 지식경영의 개념에서 정의되는 부분과 IT영역에서 KMS의 대상과 범위, 구축방법의 문제는 아직도 많은 차이가 존재한다고 본다.

　KMS의 대상은 사람과 문서(비정형 정보)다. 여기서 사람 즉, 지식노동자에게 체화된 노하우와 내재적인 지식까지 어떻게 시스템의 관리범위에 포함할 수 있으며, 이를 효과적으로 공유·축적·재창출하는 것이 KMS의 핵심과제다. 사람의 두뇌에 내재된 지식까지 범위를 확장해 나가는 게 KMS의 발전과제라고 할 수 있다.

　EDMS는 비정형 조직정보 처리 시스템으로 KMS의 핵심 요소기술이다. 지식노동자의 산출물로서의 비정형 정보의 체계적인 처리는 KMS 구축의 기반이 되며, 이러한 의미에서 KMS의 핵심 인프라로서 EDMS를 주목해야 한다.

　EDMS는 단순한 종이문서 스캔입력 및 저장고, 대용량 문서관리 솔루션에서 출발했다. 지식경영의 대두에 따라 지식노동자의 지식창출 결과물인 다양한 형태의 비정형 정보로 대상을 확대하면서 EDMS는 기업의 지적 자산을 가장 효율적으로 획득·축적·관리·활용할 수 있는 시스템으로 발전했다.

　특히 최근에는 EDMS를 중심으로 그룹웨어·MIS·ERP 등 기업의 기간업무시스템과 유기적으로 통합·연계함으로써 「지식정보의 통합도구」로서 새롭게 자리매김하고 있는 추세다.

　EDMS는 더 이상 협소한 영역의 독자적인 기술이 아니며, 기업 기간업무를 KMS의 관점에서 효과적으로 통합해주는 가치지향적인 지식경영의 IT 패러다임으로 확대되고 있는 것이다. 앞으로 EDMS는 지식정보의 자산범위가 데이터베이스 기반 정형 정보, 문서기반 비정형 정보뿐만 아니라 정책, 절차, 사람이 보유한 노하우, 전문지식 등으로 확대되면서 지식정보의 획득·검색·공유·평가·축적·관리하는 시스템으로 발전해 나갈 것이다.