통합형 문서관리시스템 급부상

이미징시스템 중심이던 문서관리 시장에서 개방형 바람을 타고 통합형 문서관리시스템이 급부상하고 있다.

통합형 문서관시스템의 가장 큰 특징으로는 컴퓨터와 네트워크가 일체화되는 상황에서 문서를 파일 형태로 전자화하여 검색하거나 주고받을 수 있다는 점이다.

이제까지 문서관리는 각종 종이문서를 고속 스캐너로 입력, 저장해 네트워크에 연결된 사내 모든 사원에게 조회 가능하게 하는 것을 목표로 했다. 2, 3년 전부터는 그룹웨어 붐이 일면서 그룹웨어의 한 변형인 전자결재 시스템이 문서관리시스템의 대명사로 통하기도 했다.

또 최근에는 도면관리시스템이라는 신조류도 나타났는데 이는 기존 광파일시스템이 A0크기의 도면을 스캔, 저장하여 관리하는 것을 뜻하는 경우가 다반사였다.

이에 반해 통합형 또는 개방형 문서관리시스템은 응용소프트웨어서 차원에서 발생하는 파일, 즉 전자문서를 발생부터 소멸까지 문서의 일생을 통합관리하는 전자문서관리시스템을 기반으로 자신이 만든 문서를 워크그룹 내에서 공유할 수 있고 또 플랫폼에 상관없이 워크그룹 간에 공유가 가능한 종합 솔루션의 성격을 갖는다.

최근 미국의 세계적인 컨설팅회사인 델파이컨설팅이 발표한 자료에 따르면 문서관리시스템 시장은 전자문서관리시스템(Electronic Document Management System)이라는 전체 테두리 속에 문서관리시스템(Document Management System), 전문검색시스템(Full Text Retrieval), 워크플로우, 이미징시스템 제품군으로 세분화돼 각 분야별로 전문 시장을 형성하고 있는 것으로 나타나고 있다.

이 가운데 문서관리시스템(DMS)은 앞서 지적한 대로 문서의 발생에서 폐기에 이르는 문서의 주기를 관리하는 기본 시스템이라 할 수 있다.

전문검색시스템은 텍스트로 저장된 문서의 특정 단어를 검색해주는 검색엔진 부분이며 워크플로는 하나의 작업단위인 워크플로에서 담당자 간에 전자문서의 흐름을 관리해주는 소프트웨어로 흔히 말하는 전자결재가 이에 속한다. 이미징시스템은 스캐너를 통해 종이문서를 스캐닝해 저장, 검색하는 것을 포함해 문서의 저장을 중요하게 다루는 분야로 분류하고 있다.

델파이컨설팅 자료에서 특히 주목할 것은 현재 시장 점유율에서는 전통적인 문서관리시스템 개념인 이미징시스템 제품이 70% 이상을 차지하고 있지만 시장 성장률에서는 개방형 문서관리시스템(DMS)이 향후 연평균 65%의 성장률을 보일 것으로 전망되고 있다.

이같은 사실은 문서관리분야에서 보다 중요한 것은 문서의 저장이나 검색 그 자체가 아닌, 문서 주기의 관리라는 사실을 입증해주고 있다. 발생된 문서가 어떻게 유통되며 그 과정에서 새로운 버전이나 이력 또는 보안 등의 관리가 어떻게 진행되고 있는가를 관리의 핵으로 한다는 것이다.

이제 문서는 더 이상 종이의 형태로만 존재하지 않는다. 광속거래(CALS)나 전자문서교환(EDI) 등에서 나타나듯이 문서는 비즈니스의 근거물로 반드시 출력하지 않아도 되는 시대가 왔다. 컴퓨터 안에 그대로 넣어둔 채로 네트워크를 통해 파일단위로 문서로 주고받으려는 움직임이 본격화하고 있는 것이다.

한편 국내에서는 일부 기업들이 워크플로시스템을 공급하고 있기는 하지만 대부분 이미징시스템을 문서관리시스템으로 통칭해왔던 것이 사실이다. 현재 통합형 DMS업체중 미국 피시닥스, 인터리프가 이미 국내에 진출했고 미국 다큐멘텀사의 제품이 일부 업체에서 파일럿시스템으로 운영중이다. 이들 통합형DMS 제품은 전자문서의 관리가 중요하게 대두되면서 국내 기업들의 관심을 집중시키고 있어 올 연말부터 문서관리시스템시장의 새로운 영역을 개척하며 시장에서 급속히 떠오를 것으로 전망된다.

<김상범 기자>